En este artículo, exploraremos en profundidad la metodología Scrum, proporcionando definiciones claras, una explicación detallada del marco de trabajo y una guía sobre cómo elegir la solución Scrum adecuada para tu negocio. Asimismo, descubriremos cómo el método Scrum puede aplicarse para lograr una mayor eficacia en la gestión de proyectos y mejorar la calidad del producto final.

FAQ

¿Qué es Scrum y cuáles son sus 4 características más importantes?

Scrum es una metodología de trabajo ágil para la gestión de proyectos, cuyas 4 características más importantes son:

Equipo autoorganizado.
Revisión y ajuste constante del proceso.
Colaboración y comunicación frecuente entre los miembros.
Enfoque en la entrega continua de valor al cliente.

¿Cuáles son las 5 fases de Scrum?

Las 5 fases de Scrum son:

Planificación de sprint: asignación de tareas y tiempos de entrega.
Sprint: ejecución de las tareas en un periodo corto determinado.
Scrum diario: reuniones cortas del equipo para revisar el trabajo realizado y pendiente.
Revisión de sprint: reunión con el cliente para presentar el trabajo.
Retrospectiva: análisis del proceso del sprint.

¿Cómo se aplica la metodología Scrum?

Para aplicar la metodología Scrum, deberías:

Elegir un equipo de desarrollo, un Product Owner y un Scrum Master.
Crear un backlog y priorizar.
Analizar y mejorar el backlog.
Planificar los sprints.
Completar las asignaciones.
Organizar reuniones diarias de seguimiento y ajuste.
Comprobar los resultados.
Reflexionar sobre el proyecto.

¿En qué industrias puede utilizarse Scrum?

Scrum es una metodología ágil que se puede aplicar a cualquier proyecto dentro de cualquier industria. Algunos de los sectores que la emplean regularmente son desarrollo de software y de producto, servicios financieros, publicidad y marketing, construcción, oficinas gubernamentales y consultoría.

Definiciones del método Scrum

En la actualidad, cada vez más empresas se han volcado a la utilización de la metodología Scrum en su búsqueda de mayor flexibilidad. Ahora bien, ¿de qué se trata exactamente la misma? El método Scrum es un marco ágil de gestión de proyectos que nació dentro de la industria del software, ya que la misma está sometida a cambios acelerados y requiere de una adaptación rápida. El proceso facilita la estructuración y la gestión del trabajo, así como su control y corrección inmediata, en caso de ser preciso. Es, sin lugar a dudas, una excelente manera de abordar proyectos complejos en entornos volátiles.

Scrum no es un acrónimo, sino un término inspirado en el rugby. Al hablar de dicho deporte, el scrum hace referencia al momento en que el equipo se reúne para mover la pelota y avanzar en conjunto. Pues bien, básicamente este proceso empírico busca que el proyecto progrese a través de la implementación de sprints, o periodos cortos impuestos para que el equipo finalice una tarea. Los miembros del equipo colaboran para que esto suceda. Al existir una retroalimentación diaria, las modificaciones basadas en la experiencia pueden asumirse velozmente. Por supuesto, el respeto, la transparencia y la confianza son los pilares básicos que permiten que este enfoque iterativo e incremental de desarrollo de proyectos alcance el éxito.

Descubre el framework del método Scrum

La metodología ágil Scrum no puede considerarse un proceso estructurado aplicable de manera exacta e inamovible a diferentes proyectos, negocios o situaciones. Al basarse en la experiencia, de ahí que hayamos señalado anteriormente que se trata de un proceso empírico, la evolución del método depende de cada proyecto. Scrum es, entonces, un marco de trabajo flexible y adaptable. Ahora bien, esto no significa que carezca de estructura. En efecto, cuenta con un claro framework que establece relaciones e interacciones entre los roles, los eventos, los artefactos y las reglas.

Los elementos anteriormente mencionados se integran para formar una metodología efectiva al permitir la presentación frecuente de los progresos, su comprobación y modificación, y las entregas regulares al cliente. En otras palabras, la integración de diferentes procesos y técnicas se enfocan en la mejora continua del equipo y del entorno de trabajo. El método Scrum es capaz de ajustarse a las necesidades y los desafíos de cualquier organización, incluida la tuya. ¿Quieres descubrir exactamente cuáles son los elementos que la componen y cómo se relacionan entre sí? Continúa leyendo.

Los 3 roles de Scrum

El método Scrum tiene tres roles clave que interactúan entre sí de manera colaborativa y trabajan juntos para alcanzar los objetivos del proyecto: el Scrum Master, el Product Owner y el equipo de desarrollo.

El Scrum Master es el líder de equipo que ayuda a implementar el método y asegura que se respeten las reglas y los procesos. Su papel es el de facilitador, contribuyendo a que el equipo se desempeñe adecuadamente de manera conjunta y que los obstáculos se resuelvan rápidamente. Podría decirse que es el responsable de mantener al equipo enfocado en las metas y de que las reuniones se ejecuten de manera efectiva.

Por su parte, el Product Owner es el representante del cliente o de los intereses de la empresa, así como el encargado de definir y priorizar el backlog de producto, es decir, la lista de tareas y requisitos para el proyecto. Asimismo, debe comunicar claramente al equipo de desarrollo los requisitos del cliente y asegurarse de que el equipo aborde las tareas prioritarias.

Finalmente, el equipo de desarrollo está compuesto por desarrolladores, diseñadores y probadores, cuya finalidad es gestar el producto. Cada uno de sus integrantes debe llevar a cabo las tareas del backlog dentro del plazo establecido para alcanzar el éxito. Asimismo, deben efectuar los incrementos de producto al final de cada sprint.

Los 5 eventos del método Scrum

El método Scrum establece una serie de eventos esenciales para su correcto funcionamiento y efectividad. Cada evento tiene un propósito específico y es crucial para el éxito de esta metodología ágil. Los mismos se llevan a cabo por el equipo, conformado por los roles explicados en el punto anterior. Estos son: la planificación, el sprint, el scrum diario, la revisión y la retrospectiva.

La planificación, o sprint planning por su nombre en inglés, hace referencia a la determinación de las tareas a llevar a cabo y el establecimiento de las fechas de entrega.

Le sigue el sprint, un ciclo corto de trabajo que no suele superar las cuatro semanas. Una vez finalizado un sprint, comienza inmediatamente el siguiente.

Por otro lado, el monitoreo constante de los progresos es parte esencial del método Scrum. Así, los daily scrum no son otra cosa que reuniones diarias para inspeccionar los avances, solucionar problemas y adaptar lo que fuese necesario para alcanzar el objetivo.

El anteúltimo evento es la revisión del sprint, o sprint review, una reunión que se lleva a cabo tras cada sprint para analizar junto al cliente los resultados obtenidos.

Finalmente, llega el momento de la retrospectiva, que es una reunión que ahonda en la manera en la que el sprint se llevó a cabo; es decir que en lugar de enfocarse en el producto en sí, lo hace en los trabajadores, los procesos y las herramientas para buscar una mejor manera de hacer las cosas.

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Los 4 artefactos clave que garantizan la transparencia y registro de información en el proceso Scrum

Los artefactos son herramientas que facilitan la visualización del trabajo, es decir, permiten conocer el estado actual y el progreso del proyecto de forma precisa y totalmente transparente. La observación de los mismos ayuda a tomar decisiones informadas para evitar demoras que afecten a la consecución de los objetivos.

Product Backlog: es una lista ordenada de características, funcionalidades y tareas que el equipo de desarrollo planea ejecutar en el futuro. Se trata de una lista dinámica y en constante evolución, que se actualiza en relación con las interacciones con el cliente y los cambios del mercado. Es importante remarcar que el Product Owner verifica que esté alineado con la visión y los objetivos del producto, y el equipo de desarrollo lo emplea como una guía para planificar y desarrollar las entregas.
Sprint Backlog: es, también, una lista dinámica dentro de la metodología Scrum, pero en este caso indica las tareas y los entregables para cada determinado sprint.
Incrementos: son la suma de todos los elementos del Product Backlog completados durante los sprints anteriores.
Release Burndown: se trata de un gráfico que recoge el progreso efectivo del equipo de trabajo y lo compara con lo esperado.

Reglas esenciales del método Scrum

Las reglas de la metodología Scrum sirven para garantizar el éxito del proyecto. Por este motivo, si estás pensando en implementar el método Scrum en tu empresa, deberías tomar nota de las mismas y tenerlas siempre presentes. Veámoslas:

La duración máxima de cada sprint es de cuatro semanas.
Todos los sprints tienen la misma duración.
No existen pausas entre sprints.
Cada sprint es planificado en reuniones con un máximo de 2 horas por semana de duración del sprint.
El daily scrum se realiza todos los días en el mismo horario durante un máximo de 15 minutos.
Al finalizar un sprint, se procede a una revisión de sprint y, también, a una retrospectiva de sprint. El límite de duración de estas reuniones es de 2 horas por semana de duración del sprint.
No hay descanso entre las reuniones de revisión y de retrospectiva de sprint.

7 consejos para escoger una herramienta Scrum para tu negocio

¿Estás evaluando aplicar el método Scrum en tu empresa? Para ello, necesitarás de una herramienta que te permita, por un lado, asentar la planificación y hacerla fácilmente accesible para los miembros del equipo y, por otro, evaluar y monitorear los avances. Si bien hay muchas apps disponibles, no todas pueden adaptarse al 100 % a tu negocio. Cada organización tiene sus necesidades. Evalúa las mismas a la hora de escoger una solución basada en Scrum. No es lo mismo un software básico que uno más completo. Tu presupuesto y las necesidades del proyecto y del equipo influirán en la decisión, pero también debes considerar otras variables. Toma nota de estas recomendaciones.

1. Escoge una aplicación intuitiva

Los conocimientos técnicos de tu equipo de trabajo no son homogéneos. Mientras algunos podrán adaptarse rápidamente a un nuevo software, es probable que otros requieran de un tiempo de inducción. Estos últimos agradecerán la implementación de una app sencilla de comprender. Para potenciar la agilidad típica del método Scrum, opta mejor por una herramienta intuitiva y fácil de usar. Evita las largas capacitaciones necesarias para manejar correctamente algunas soluciones. Bitrix24 es una plataforma diseñada tanto para personas con manejo básico del ordenador, como para profesionales especializados. Puede ser lo que estás buscando.

2. Asegúrate de que la app sea escalable

La metodología ágil Scrum se suele utilizar para simplificar el avance en proyectos complejos. Ahora bien, con el correr de cada proyecto es altamente posible que surjan nuevos requerimientos. Al fin y al cabo, el método es empírico y se ajusta con la experiencia. Por este motivo, deberías corroborar que el software escogido es realmente escalable. De este modo, será capaz de adaptarse al proyecto a medida que las demandas se incrementen. Asimismo, la escalabilidad te permitirá que continúes empleando la misma aplicación, incluso si tu compañía experimenta un gran crecimiento.

3. Busca una herramienta personalizable

Como te señalamos anteriormente, las necesidades difieren entre una compañía y otra. Inclusive, estas se modifican con el tiempo o de un proyecto a otro. Por eso, la personalización de la herramienta cobra tanta importancia. Gracias a ella, evitarás tener que migrar a otra solución el día de mañana. Al hablar de personalización, nos referimos tanto a la posibilidad de modificar las plantillas ofrecidas por el software y, posteriormente, guardarlas para su uso continuo, como a la adaptabilidad a procesos específicos. Bitrix24, por ejemplo, te permite elaborar tus propias plantillas y, también, manipular la herramienta Scrum según tus requerimientos.

4. Confirma que la solución monitorea constantemente los avances

El software en cuestión debe monitorear los avances diariamente y de manera detallada. Al fin y al cabo, la precisión es esencial dentro de la metodología Ágil Scrum. Solamente de esta manera, podrás tomar decisiones oportunas. En el caso de Bitrix24, el control de los avances, la productividad y la eficiencia se lleva a cabo de forma continua. Básicamente, cada vez que se utiliza la aplicación, la misma recoge datos de rendimiento que, como líder, puedes consultar para tomar decisiones informadas.

5. Elige una solución en la nube

En la actualidad, cada vez más organizaciones eligen aplicaciones en la nube para la gestión empresarial a diferentes niveles. Esto tiene una correlación directa con los cambios producidos en la última década dentro del ámbito laboral. El teletrabajo ha modificado la manera en la que las compañías gestionan a sus empleados, ya sea contratando talento de cualquier lugar, o permitiendo que se desempeñen desde su hogar. Para adaptarte a esta tendencia, es imprescindible contratar un software como Bitrix24, que es accesible desde cualquier dispositivo o ubicación. Así, tu equipo podrá colaborar y trabajar eficazmente en conjunto siempre.

6. Verifica los niveles de seguridad del software

La seguridad no es un tema menor a la hora de optar por un software para gestionar el método Scrum. Para el correcto desempeño de los trabajadores, será necesario cargar una enorme serie de datos dentro de la aplicación. Estos son confidenciales y, por lo tanto, deben ser protegidos frente a posibles incursiones no autorizadas. Bitrix24 cuenta con un nivel de seguridad de siete pasos. En primer lugar, aloja las informaciones a través de Amazon Web Services en los EE. UU. o en Alemania. Por otra parte, ofrece autentificación de dos pasos, conexión SSL y un firewall para bloquear la gran mayoría de los ataques cibernéticos. Pero eso no es todo. Los servidores de Bitrix24 están protegidos con tarjeta de ingreso, monitoreo de vídeo, OTP para los empleados autorizados y limitación de IP. Finalmente, utiliza tecnología de agrupación en clúster para mantener a salvo y siempre funcionales los datos, almacenados en dos centros independientes, además de llevar a cabo copias de seguridad regulares.

7. Averigua si la solución cuenta con soporte al cliente

Nunca se sabe cuándo puede ser necesario recibir ayuda. Por eso, el servicio al cliente es una de las funcionalidades a las que debes prestar atención al escoger la herramienta para el método Scrum. Ten en cuenta que algunas plataformas ofrecen planes más económicos porque carecen de este servicio. Comprueba que el software ofrece recursos de formación y soporte completos. Así, tu equipo podrá consultar lo que requiera siempre que fuera necesario o solicitar asistencia en caso de problemas. Al hablar de Bitrix24, debemos indicar que destaca en esta cuestión al ofrecer completos manuales de uso en su centro de ayuda. Asimismo, tiene soporte 24 horas y desarrolla regularmente webinars para que puedas sacarle el mejor partido a la app.

Implementa la metodología Scrum y agiliza la gestión de proyectos

Ahora que sabes cómo el método Scrum puede ayudarte a aumentar la efectividad y la productividad en la gestión de proyectos complejos, ha llegado el momento de que la pongas en marcha en tu empresa. En primer lugar, tómate el tiempo necesario para determinar quiénes serán el Product Owner y el Scrum Master. Estos dos roles tienen una importancia vital en el éxito final del proyecto. Por supuesto, no descuides la elección de los miembros del equipo de desarrollo, ya que de la formación de un equipo ideal dependerá la consecución de las metas.

Una vez definidas estas cuestiones, establece el backlog y no dudes en implementar una herramienta de metodología ágil Scrum. En el mercado, existen múltiples posibilidades que pueden ayudarte a asignar tareas y responsabilidades, así como recursos y fechas de entrega. Monitorea fácilmente los avances en una plataforma como Bitrix24. El software ofrece una aplicación específica de Scrum con sprints, backlog, Scrumban, epics, DOD, story points, scrum de scrums, velocidad del scrum y mucho más. Además, incluye funcionalidades como las llamadas, las videollamadas en HD y el chat para que llevar a cabo las reuniones con el equipo sea mucho más fácil. ¿A qué esperas para probar Bitrix24? Regístrate hoy mismo.

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