Las herramientas de comunicación son vitales para evitar malentendidos que podrían retrasar un proyecto e, incluso, generar malversación de recursos, como tiempo, insumos o inversión monetaria. Ya sea que el equipo trabaje en oficina o de manera remota, el uso de interfaces que fomenten el intercambio de información contribuye a una eficaz colaboración en equipo.
En el mercado, existe una enorme variedad de herramientas de comunicación sincrónica y asincrónica. Esto, por un lado, puede complicar la elección; no obstante, por otro, permite que escojas aquella que mejor pueda adaptarse a las necesidades de tu organización y tu presupuesto.
Como líder o manager de proyecto, sabes que alcanzar el éxito depende de muchísimas variables, entre las que destaca la necesidad de acceder a la información de forma rápida, discutir de forma sencilla y eficaz, y tomar decisiones en tiempo y forma frente a la aparición de imponderables.
El uso de las herramientas de comunicación que se citan a continuación contribuye a abrir canales bidireccionales de intercambio de datos y opiniones. De esta manera, todos los miembros de un equipo pueden consultar sus dudas, compartir ideas, solicitar ayuda y sentirse realmente parte de un cohesionado grupo que trabaja con el fin de alcanzar un determinado objetivo.
Si estás buscando herramientas de comunicación y colaboración, Bitrix24 es la respuesta a todas tus necesidades, ya que engloba en una única plataforma la gestión de proyectos, herramientas de comunicación, el CRM, la atención al cliente y las ventas. Asimismo, se puede integrar con Zoom para utilizar las reuniones en dicha plataforma en Bitrix24 Messenger y CRM, y con OneDrive, Google Drive y Dropbox para el trabajo conjunto de archivos, entre otras aplicaciones.
Bitrix24 es una verdadera oficina virtual que permite que los miembros de tu empresa se comuniquen y colaboren de manera rápida y eficaz a través de chats, correo electrónico, llamadas, videollamadas y conferencias en HD (hasta 24 participantes). Además, cuenta con asignaciones de tareas, calendarios, contact center, embudos de ventas, automatización de marketing y muchas otras funcionalidades para facilitar las tareas de la gestión empresarial.
HubSpot se autodefine como un software de marketing, ventas y servicio al cliente. Se trata, de hecho, de una de las herramientas de comunicación empresarial más utilizadas a nivel mundial debido a que centraliza las funciones de comunicación y gestión de la compañía en una única plataforma.
En cuanto a su propuesta comunicacional, brinda la posibilidad de contactar no solo dentro de los miembros del equipo de trabajo sino también con prospectos y clientes. Ofrece servicio de chat en directo, correo electrónico y chatbots, además de una bandeja de entrada universal que centraliza las comunicaciones de atención al cliente.
Entre las herramientas de comunicación en una empresa más recomendadas se encuentra Monday.com, una plataforma intuitiva que permite no solo la comunicación dentro de un equipo, sino también la administración de todos los procesos relativos a un proyecto.
Esta plataforma se integra con Dropbox y Google Drive así como con Zoom y Slack. No obstante, cabe destacar que si necesitas que más de dos usuarios accedan a la aplicación, deberás optar por alguna de las suscripciones de pago tras el periodo de prueba de 14 días.
Sin discusión, Zoom se ha convertido en una de las herramientas de comunicación para equipos más utilizadas en todo el mundo, tanto para reuniones formales como informales. Esta plataforma ofrece la posibilidad de llevar a cabo reuniones y videoconferencias en línea, y es ideal para emprendedores, pymes y grandes empresas.
Entre sus funcionalidades destacadas se encuentra la posibilidad de compartir pantalla e, incluso, de transmitir en streaming en redes sociales. Por otra parte, permite hasta 100 participantes interactivos y hasta 10.000 en modo “lectura”, según el plan contratado. Si bien se trata de una aplicación de suma utilidad, no incluye más opciones que las señaladas (ni CRM, ni gestión de proyectos, entre otras variables).
Entre las herramientas de comunicación, destaca Yammer, la propuesta de Microsoft Office Enterprise. Básicamente, Yammer funciona como una red social interna; esto significa que su ingreso está restringido solamente a los miembros de la empresa.
A través del uso de esta aplicación, cada integrante de tu compañía puede interactuar con sus colegas. De esta forma, se fomenta el espíritu de equipo y se abre un espacio de colaboración con aires informales, además de facilitar el intercambio de información a través de un canal seguro de la empresa.
El software Slack puede descargarse en el ordenador o el móvil para tener siempre a mano la comunicación con el equipo de trabajo. El funcionamiento es realmente sencillo: se trata de una interfaz que permite la creación de diferentes espacios con asignación de participantes a cada uno de ellos.
Luego, cada persona puede enviar mensajes en los espacios asignados etiquetando a la persona a la que desea realizar la consulta. Dicha persona recibe una notificación en su app al instante (siempre y cuando tenga activados los avisos).
Entre las herramientas de comunicación y colaboración de 2021 también está Wrike, diseñada para facilitar la comunicación y manejar flujos de trabajo, paneles e informes. El software tiene una interfaz sencilla que favorece la incorporación rápida al día a día de la empresa.
Wrike incluye chat en tiempo real con la función de arrobar a los usuarios para simplificar la comunicación. También permite la asignación de tareas a los miembros de un equipo, compartir flujos de trabajo y revisar archivos digitales de forma conjunta.
Anteriormente, mencionamos que existen herramientas de comunicación sincrónica y asincrónica en el mercado. Rooftop entra en la segunda categoría al tratarse de un software de administración de correo electrónico tanto interno como externo disponible solo con suscripción de pago.
Su diseño permite la gestión de grandes volúmenes de correos electrónicos con clasificación, combinación, búsqueda, direccionamiento automático y almacenamiento. Asimismo, centraliza también los registros telefónicos y permite agrupar comentarios y comunicaciones por temáticas, así como la incorporación de estados, fechas de próximas acciones o movimientos por etapas.
Las herramientas de comunicación de Nutcache permiten compartir paneles y tareas, y discutir sobre la información y datos publicados en ellas. Esta aplicación es totalmente visual y fácilmente adoptable, especialmente diseñada para equipos de trabajo pequeños.
Por otra parte, las herramientas comunicacionales están integradas a los procesos de flujo de trabajo. Asimismo, Nutcache incorpora diagrama de Gantt para organizar visualmente los procesos y tareas, facilita la creación de flujos de trabajo personalizados y permite adjuntar archivos a los mismos.
ProWorkflow es una solución de comunicación y gestión de proyectos que consiste en un sistema de mensajería interno. De esta manera, cada miembro de un equipo de trabajo puede contactar con otro de forma pública o privada. Asimismo, posibilita el contacto con miembros externos al equipo, como pueden ser los clientes.
Entre sus principales ventajas se encuentra la posibilidad de descargar una aplicación diseñada para móviles que permite estar al corriente de lo que sucede en tiempo real, compartir notas y recibir alertas. Se integra, también, con Dropbox, Google Drive y OneDrive.
Bitrix24, la mejor elección para la comunicación en equipo
Como puedes ver, existen diferentes herramientas de comunicación en el mercado que responden a necesidades distintas. No obstante, Bitrix24 se presenta como una opción completa que aúna en un único espacio todos los componentes necesarios para una exitosa gestión organizacional.
Olvida las aplicaciones múltiples, las contraseñas y centraliza toda la información y la comunicación de tu empresa en una única plataforma que facilita la comunicación bidireccional, el trabajo colaborativo, la gestión de marketing y ventas, e incluye un completo servicio de atención al cliente, además de integrarse con las más extendidas herramientas de la actualidad. Prueba Bitrix24 gratis y lleva tu empresa a un nuevo nivel de eficacia.