Aumentar el rendimiento laboral es uno de los grandes objetivos de las empresas en la actualidad. Esto no significa añadir horas de trabajo extra al horario regular, sino, por el contrario, mejorar la eficiencia de los empleados a través de diferentes métodos para incrementar la productividad.
De hecho, los empresarios buscan obtener los mayores resultados posibles en el menor tiempo posible y con el menor uso de recursos, algo que solo puede lograrse mediante el análisis, la capacitación, la organización, la planificación y la ejecución de un plan integral orientado a la eficiencia.
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¿Qué es aumentar la productividad?
La productividad es un indicador que señala la relación existente entre los recursos invertidos por una empresa para su operación y los beneficios que esta obtiene de los mismos. Se trata de un índice básico para determinar la calidad de la gestión administrativa y del estado general de la organización.
Aumentar la productividad implica, entonces, optimizar la utilización de los recursos, desde aquellos materiales, como la materia prima, las instalaciones y las herramientas, hasta aquellos intangibles como las horas trabajadas, la motivación y el capital humano, con el fin de maximizar los beneficios de la empresa.
En primer lugar, es esencial realizar un análisis de la situación empresarial para determinar cuáles son los factores que influyen en la baja productividad y de qué manera pueden modificarse en la persecución de los objetivos organizacionales.
A partir de ahí, debes invertir en capacitación para moldear un equipo de trabajo de alto desempeño; es decir, un grupo de trabajadores comprometido y con la capacidad de realizar las tareas de manera efectiva, eficaz y eficiente. No obstante, merece la pena destacar que para alcanzar esta meta es esencial la construcción de un ambiente de trabajo colaborativo y respetuoso, así como también la inversión en programas integrales de bienestar de la fuerza laboral.
Si te preguntas “¿qué se hace cuando hay baja productividad?”, la respuesta es simple: recurrir a diferentes métodos para aumentarla, e incrementar así los beneficios de la empresa. Para ello, es imprescindible gestionar de manera adecuada los diferentes equipos de trabajo, fomentando la comunicación bidireccional, el bienestar general, la identificación con la empresa y la capacitación continua.
Al fin y al cabo, cuando un grupo de trabajadores se siente correctamente valorado, reconocido y remunerado, se compromete con la tarea y disminuyen, de este modo, los factores que afectan en última instancia la productividad empresarial. Para lograr esta cohesión organizacional, se pueden llevar a cabo diferentes acciones como las que se señalan a continuación:
Entre los consejos esenciales para incrementar la productividad en tu empresa se encuentra la inversión en la formación laboral. Sin dudas, es una de las principales maneras de motivar a la plantilla, a la vez que se genera una mayor identificación con la compañía.
Esta capacitación puede ser tanto técnica, es decir, una actualización de los conocimientos de cada departamento; o blanda, referida a las habilidades que se quieran incentivar como, por ejemplo, el trabajo en equipo o la comunicación estratégica. Un software de gestión de personal como Bitrix24 puede ayudarte en este proceso al centralizar todas las funciones relacionadas con recursos humanos y te permitirá realizar un seguimiento de la productividad.
Un flujo de comunicación constante y bidireccional es uno de los pilares que permite aumentar la productividad laboral al facilitar la colaboración entre los diferentes departamentos. Merece la pena señalar que algunos de los inconvenientes más habituales dentro de las empresas se deben a la falta de comunicación entre equipos de trabajo o a una comunicación ineficiente.
Las herramientas actuales permiten minimizar de manera radical el riesgo ocasionado por deficiencias en la comunicación al favorecer una comunicación más horizontal, que facilita una interacción más directa y sencilla. Para ello, puedes optar por soluciones de comunicación como Bitrix24 que incluyan videollamadas en HD, chats grupales (públicos/privados), llamadas de voz y opción de compartir pantalla.
Otro de los métodos para incrementar la productividad es la generación de una visión integral de los procesos y los proyectos que permita determinar responsabilidades de manera concreta. El uso de software de administración de tareas y gestión de equipos de trabajo, como Bitrix24, aporta organización a través del calendario y el planificador de tareas y proyectos; así, cada persona sabe exactamente qué debe hacer y cuándo debe finalizar su parte para entregar al siguiente eslabón de la cadena organizacional.
Trabajar en equipo contribuye a disminuir las distracciones (el empleado sabe que su tarea es clave para que su compañero pueda trabajar y, por lo tanto, se enfoca en cumplir), estimula la creación de lazos personales y genera sentimientos de pertenencia porque cada persona es parte de un todo, de algo más grande que sí mismo.
En los tiempos que corren, la flexibilidad laboral ha adquirido matices antes desconocidos. De hecho, los expertos señalan que entre los beneficios del teletrabajo, la autonomía y, por lo tanto, los horarios flexibles puede observarse un aumento de la motivación y de la satisfacción de los empleados, una mayor confianza entre la empresa y los trabajadores, un mayor compromiso y, en última instancia, una mejora notable en la productividad.
Implementar aplicaciones de gestión de proyectos ayudará a establecer metas claras para cada empleado. En el caso de Bitrix24, el software permite la asignación y la automatización de tareas, el seguimiento de los tiempos y flujos de trabajo y la gestión de documentos. Además, incluye diagrama de Gantt y herramientas de colaboración.
Para aumentar la productividad laboral, es imprescindible analizar el grado de satisfacción de los empleados e incidir sobre él. Los trabajadores satisfechos demuestran un mayor grado de compromiso e identificación con la empresa, situaciones que repercuten de manera directa en los beneficios organizacionales.
Recuerda que la motivación no implica únicamente incentivos económicos, aunque puede incluirlos (y son muy valorados), sino principalmente el reconocimiento de los logros de un empleado a través de sistemas de promoción laboral, por ejemplo. Un empleado feliz mejora la convivencia y, por ende, el clima laboral. Esto influye en el incremento del rendimiento individual, pero también del equipo.
Por último, pero no por ello menos importante, la inversión en modernización es vital para maximizar la productividad. La implementación de programas específicos para medir la productividad, así como los mencionados anteriormente que contribuyen a generar un flujo fluido de comunicación e información, y de gestión de tareas, son esenciales para reducir la malversación de recursos.
Bitrix24 es una solución integral que ofrece acceso a decenas de herramientas gratuitas para la gestión de clientes, tareas y proyectos, la atención al cliente, las comunicaciones internas e, incluso, el eCommerce. Puede ser la opción que tu empresa necesita para planificar, organizar y ejecutar cada proceso de una manera eficaz y eficiente.
Para medir la productividad en una organización es necesario determinar criterios de medición que permitan evaluar el desempeño en su conjunto (de toda la empresa junta) o por departamento. Algunas de las técnicas que se utilizan son las siguientes:
La división del total de los servicios brindados o los productos producidos por el total de los recursos utilizados.
La comparación de los resultados actuales con los periodos anteriores: por ejemplo, la cantidad de horas/persona necesarias para producir X cantidad de productos.
La evaluación de la materia prima que se ha desperdiciado.
El análisis de los artículos rechazados por el control de calidad.
El tiempo de respuesta al consumidor que contacta con la empresa a través de la website o el servicio de atención al cliente.
En conclusión, para incrementar la productividad en tu empresa deberías optar por la implementación de un programa integral de gestión como Bitrix24 que te permita controlar el uso de los recursos y los beneficios obtenidos, a la vez que se fomenta una interacción interdepartamental más directa y una planificación y organización específica.
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