Bitrix24 se diseñó originalmente como una herramienta que ayudaría a las empresas a cambiar de la forma tradicional de hacer las cosas (mucho papeleo, innumerables reuniones sin sentido en la oficina, equipos que siempre preguntan qué hacer a continuación) a una forma más eficaz y moderna de administrar un negocio donde todo se hace online: optimizado, organizado y universalmente accesible desde cualquier dispositivo.
Entonces, ¿cómo exactamente Bitrix24 puede ayudarte a organizar el trabajo y administrar tus proyectos de forma remota?
Para hablar de esto, dividamos el trabajo de un proyecto en 5 segmentos lógicos y abordemos uno por uno:
1. Inicio del proyecto
2. Planificación de proyecto
3. Ejecución del proyecto
4. Desempeño/seguimiento del proyecto
5. Cierre del Proyecto
Para comenzar un proyecto, se necesitarán algunas personas y un entorno para colaborar; esto se hace mejor usando nuestros Grupos de trabajo.
Los grupos de trabajo en Bitrix24 son esencialmente una comunidad virtual online de usuarios creada específicamente con el propósito de trabajar juntos en un proyecto por medio de:
· Crear, asignar, resolver y discutir tareas del proyecto (más sobre eso a continuación)
· Distribuir los roles dentro del proyecto (moderadores, propietarios o miembros)
· Invitar a usuarios externos a participar en tu proyecto (clientes, socios, etc.)
· Comunicarse en tiempo real, compartir archivos y realizar un seguimiento de todas las actividades relacionadas con el proyecto
Una vez que hayas iniciado un grupo de trabajo, todo lo que tienes que hacer es añadir un grupo de personas, definir sus roles y permisos, y ponerte a trabajar… ¿O no?
Bueno, todavía no. Nos estamos olvidando de algo realmente importante: ¡las tareas! El siguiente segmento habla sobre las tareas con más detalles
Uno de los mayores desafíos de la gestión remota de proyectos es garantizar que todos sepan qué hacer y cuándo hacerlo. Para eso tenemos las tareas.
Trabajar con tareas y administrarlas es muy fácil en Bitrix24, ya que tenemos todo lo que un administrador de proyectos puede necesitar para administrar los proyectos de forma remota.
Una vez hayas iniciado tu proyecto, se haya reunido el equipo y se hayan asignado los roles, puedes comenzar a establecer tareas para miembros individuales o grupos de personas. Cualquier tarea dada puede tener los siguientes roles definidos por el creador:
· Creado por
· Responsable
· Participante
· Observador
Configura una tarea para que comience y finalice en una fecha y hora específicas (el tiempo de la tarea se cuenta automáticamente), relájate y observa como se está haciendo el trabajo.
El seguimiento de las tareas es fácil con Bitrix24; en realidad, ni siquiera tienes que hacer nada, ya que se te notificará de inmediato cualquier cambio en el estado de la tarea o cualquier otro cambio en el proyecto. Todo lo que tienes que hacer es recopilar informes de tareas, verificar y calificar las tareas completadas y monitorear la eficiencia general del equipo. También están disponibles los informes de tareas personalizados y el control de plazos.
Al final, obtienes tu proyecto bien alineado en una presentación visual clara donde puedes ver fácilmente qué tareas están actualmente en progreso, planificadas, completadas, pendientes de aprobación o reabiertas debido a algunas circunstancias nuevas.
Una vez hayas puesto todo en marcha y hayas comenzado el trabajo en el proyecto, hay una cosa más que querrás hacer antes de relajarte en tu silla: asegurarte de que todo vaya según el plan.
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Unir los esfuerzos de docenas (a veces cientos) de personas que trabajan en el mismo proyecto de forma remota puede parecer una tarea difícil, pero no para nuestro producto.
Bitrix24 no sería lo mismo si no tuviéramos un entorno de proyectos completo para que nuestros clientes trabajen cómodamente. Eso incluye varias herramientas de comunicación y colaboración para tu equipo.
¿Y mencionamos que todas estas herramientas están disponibles desde cualquier dispositivo que esté conectado a Internet?
Tenemos chats: una herramienta simple, pero efectiva para un intercambio rápido de información vital o charlas “fuera de oficina”, según cuán disciplinados sean los miembros de tu equipo. Una función imprescindible para cualquier equipo remoto que dependa en gran medida de la comunicación online
¡Un clásico! ¿Por qué molestarte en hacer esas largas videollamadas cuando puedes dejar rápidamente algunas notas justo debajo de la tarea y pasar a la siguiente que requiera tu atención?
Cualquier discusión en la que estés involucrado o en la que se te mencione significa que recibirás una notificación de cualquier respuesta nueva, lo que facilita la gestión de varios proyectos a la vez y te ayuda a responder de manera rápida.
Otra característica más o menos estándar de cualquier proyecto que se esté haciendo a distancia. Los miembros de su equipo obtienen acceso rápido y remoto a todos los archivos y datos del proyecto que puedan necesitar (con ciertas restricciones si es necesario).
Por último, pero no menos importante, ¡posiblemente la característica más útil de la primavera de 2020! Ser capaz de discutir rápidamente algunas cosas relacionadas con el proyecto durante una videollamada nos hace sentir humanos y realmente aumenta la productividad.
Trabajar en un proyecto tarde o temprano produce algunos resultados (con suerte, positivos), que se pueden seguir, medir y analizar utilizando nuestras herramientas integradas. Ante todo, son nuestros informes de tareas estándar. Con estos, puedes realizar un seguimiento del rendimiento de tus empleados a través de las siguientes métricas:
· Participación en proyectos
· Tareas durante el mes
· Eficiencia de los empleados
· Seguimiento de recursos de tareas
· Seguimiento de recursos de empleados
Estos informes te ayudarán a evaluar el progreso del proyecto y comprender la eficiencia de tus equipos y empleados individuales.
También puedes usar el diagrama de Gantt y el tablero Kanban cuando trabajas en un proyecto y supervisas varias tareas. Estas herramientas merecen unas líneas aparte.
Un gran mecanismo para la representación visual del calendario de tareas, el diagrama de Gantt te permite ver el progreso del proyecto de forma intuitiva en un gráfico.
Aquí, cada tarea tiene ciertos parámetros, como duración, fecha límite y dependencia (cómo se relaciona con otras tareas).
De esta manera, como responsable del proyecto, puedes:
· Hacer un mapa de todo el trabajo en el proyecto
· Ver en qué etapa se encuentra actualmente el proyecto en un momento dado
· Gestionar la carga de trabajo y la eficiencia de tu equipo (individual y colectivo)
El tablero Kanban es otra gran herramienta de visualización de proyectos diseñada específicamente para grupos de trabajo. Aquí, puedes crear etapas personalizadas para un proyecto y mover las tareas de una etapa a otra a medida que avanza el proyecto. Súper ordenada y extremadamente intuitiva, esta forma de representación de tareas siempre te mantendrá actualizado sobre el estado actual del proyecto.
Toda la gestión de tareas se realiza dentro del tablero Kanban para que puedas:
Iniciar, finalizar, crear y eliminar tareas
Cambiar el estado de las tareas existentes
Establecer plazos
Además, puedes cambiar entre varios proyectos en la misma página con solo un clic, lo que realmente simplifica la navegación.
Finalmente, ha llegado un momento en que el proyecto está terminado y la fiesta está a punto de comenzar. Sin embargo, hay una cosa, como responsable del proyecto, tienes que hacer antes de irte de fiesta: expresar tu profunda gratitud y aprecio hacia las personas que hicieron que el proyecto fuera un éxito.
Afortunadamente, también tenemos una herramienta para eso. En Bitrix24, puedes enviar insignias de agradecimiento a tus colegas o compañeros de trabajo.
Puede ser cualquier cosa, desde desearle un feliz cumpleaños a alguien hasta agradecer por cerrar un trato multimillonario.
Aunque a algunos les parezca una tontería, esta herramienta de motivación no debe subestimarse, ya que a la gente les encanta que la elogien y reconozcan sus contribuciones al proyecto.
Ese es el final de nuestro resumen de herramientas de administración remota de proyectos proporcionada por Bitrix24. ¡Buena suerte en tus proyectos y que la fuerza te acompañe, aunque sea de forma remota!