Gestión de proyectos en pymes: ¿por qué es importante?
No cabe duda de que, en la actualidad, una de las habilidades más buscadas a la hora de llevar a cabo contrataciones es una adecuada gestión de proyectos. No obstante, aún existen bastantes personas que se preguntan, a la hora de pensar en la gestión de proyectos en pymes, ¿por qué es importante?
El desarrollo de las nuevas tecnologías, el fácil acceso a la información por parte de los prospectos, la competencia feroz y los cambios de paradigma son algunas de las razones por las cuales la gestión de proyectos ha cobrado una importancia vital a día de hoy. Por supuesto, estas situaciones impactan de igual o mayor manera en las pequeñas y medianas empresas.
¿Qué es la gestión de proyectos en pymes?
La gestión de proyectos en pymes no difiere en líneas generales de la misma actividad en las empresas multinacionales, al menos en cuanto a lo que se pretende con su aplicación. Sin importar el tamaño de la organización, una adecuada gestión de proyectos busca aplicar conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para cumplir con un objetivo.
En el caso particular de las pequeñas y medianas empresas, también es necesario configurar una determinada manera de llevar a cabo los procesos para, de esta manera, optimizarlos. La estandarización y automatización de determinados pasos a través del uso de plataformas como Bitrix24 favorece el ahorro de recursos, tanto físicos como humanos, y contribuye a aumentar la productividad de manera global en la empresa.
Gerencia de proyectos en pymes
La gestión de proyectos en pymes, así como en cualquier otra clase de organización, es una actividad que tiene un carácter gerencial y, a la vez, transversal. Esto significa, por un lado, que aplica a todos los departamentos de la compañía y, por otro, que debe ser gestionada por un responsable a cargo.
El manager del proyecto es la persona encargada de llevar a cabo la gerencia de proyectos en pymes, ya sea de manera particular para un proyecto o de manera general si estuviese a cargo de este rubro, a través de la organización y administración de recursos, la comunicación con el equipo de trabajo, la evaluación y el análisis.
Para qué sirve la gestión de proyectos en pymes
Preguntarse sobre la importancia de la gestión de proyectos en pymes es similar a plantearse si realmente resulta vital para la supervivencia de una empresa adaptarse a los cambios, desarrollar nuevos productos o cumplir con las nuevas normas gubernamentales.
En un mundo cada vez más competitivo, con clientes más exigentes que buscan variedad de mejores productos a menor coste, además de un servicio de excelencia y entrega rápida a domicilio, los desafíos aumentan de manera continua para todas las empresas, e impactan de manera particular sobre las pymes.
La importancia de la gestión de proyectos en pequeñas y medianas empresas radica en diez bastiones esenciales que constituyen las bases de un crecimiento exitoso para la organización:
1. Alineación de los objetivos
La gestión de proyectos en pymes permite la alineación de las metas particulares de un proyecto con los objetivos a largo plazo pautados por la empresa. Cada proyecto empuja a la empresa en una determinada dirección; por lo tanto, plantear objetivos acordes a la meta última de la organización es la manera adecuada de evitar posteriores cambios de rumbos que, en última instancia, generen pérdidas de tiempo y recursos totalmente innecesarias.
2. Determinación de un liderazgo claro
Una adecuada gestión de proyectos facilita la determinación de responsabilidades y, principalmente, de un líder a cargo de tomar decisiones y llevar a cabo las modificaciones necesarias para alcanzar los objetivos planteados. Si un barco sin timón está predestinado a navegar a la deriva, cualquier proyecto sin líder correrá el mismo destino.
3. Creación de una hoja de ruta
La única manera de alcanzar el objetivo pautado de manera coherente y con una adecuada administración de recursos es contar con una detallada planificación. Esta acción está a cargo del gestor del proyecto, quien orientará los esfuerzos de cada miembro del equipo de trabajo a tareas determinadas para mejorar la productividad.
4. Organización realista
La gestión de proyectos en pymes es esencial porque permite determinar expectativas reales en relación a un determinado proyecto, tanto en lo referido a recursos necesarios como a objetivos planificados. Sin una organización apropiada es probable que se genere un gasto de recursos por encima de lo esperado e, incluso, se traduzca en el incumplimiento de la entrega en tiempo y forma.
5. Aumento de la colaboración
La planificación y organización de los proyectos e, incluso, la implementación de herramientas de gestión de proyectos redundan en un aumento de la colaboración entre empleados e incluso entre departamentos. La gestión adecuada de los equipos implica fomentar el trabajo en equipo, y favorecer a que la información fluya de manera constante para que cada grupo de trabajo o empleado que dependa de otro pueda alcanzar sus objetivos de manera eficiente.
6. Centralización de la información
El project management apunta a la centralización del know-how dentro de la compañía y no de manera personal para minimizar riesgos y optimizar recursos. Un software de gestión de proyectos para pymes como Bitrix24 permite estructurar los pasos a seguir y centralizar los datos para facilitar las tareas sin dependencia de ninguna persona.
7. Seguimiento de los avances del proyecto en tiempo real
Una determinación clara de tareas con sus respectivos responsables y fechas de entrega permite un continuo seguimiento del avance del proyecto en tiempo real. De esta forma, es posible minimizar riesgos, así como evaluar y ajustar los costes y el uso de recursos. Esto permite replantear aquellas áreas o fases de proyecto que lo requieran, teniendo en cuenta datos realistas y objetivos, y responder a problemas de manera más rápida y eficiente.
8. Automatización de tareas
Uno de los principales problemas existentes en las pequeñas y medianas empresas que no cuentan con una determinada pauta de gestión de proyectos es la superposición de tareas y la falta definición de responsabilidades.
La automatización de tareas a través del uso de plataformas especializadas en la gestión de tareas es la mejor forma de clarificar el actuar de cada empleado y disminuir el tiempo utilizado en acciones rutinarias. Herramientas como Bitrix24 que permiten la asignación de tareas y responsabilidades, entre otros, contribuyen a una mejora en la gestión del tiempo de los empleados y a una reducción del estrés en los mismos.
9. Aumento de la productividad
Una eficiente gestión de proyectos en pymes asegura que los recursos se utilicen de la mejor manera posible, no simplemente aquellos materiales sino también los humanos. Así, el líder del proyecto asigna tareas en relación con las capacidades y el know-how de cada empleado, y determina fechas determinadas de entrega para que el siguiente eslabón del proyecto continúe con el mismo.
Esta forma de trabajar logra que el equipo avance como una máquina encerada, siempre de manera tendiente a la eficacia y el orden. Sin lugar a dudas, un proceso organizado y controlado permite una reducción de imprevistos y un incremento palpable de la productividad.
10. Retroalimentación
La evaluación de cada proyecto concluido permite ajustar aquellas áreas donde se han producido situaciones que han afectado en alguna medida la productividad del proyecto. De esta manera, se genera un continuo flujo de conocimientos, una retroalimentación que contribuye a pulir la estructura de la gestión de proyectos, con el objetivo de minimizar riesgos y optimizar procesos para lograr una mayor eficacia y, en última instancia, la maximización de beneficios de la empresa.
Bitrix24, el mejor software de gestión de proyectos para pymes
Si buscas un software de gestión de proyectos para pymes gratis, Bitrix24 te ayudará a generar una estructura que contribuya a mejorar cada uno de los procesos involucrados con cada proyecto organizacional.
La plataforma incluye diagramas de Gantt, proyecto Kanban y plantillas de tareas. Por otra parte, Bitrix24 ofrece también cotizaciones y facturas, administración de clientes, acceso a extranet, herramientas de colaboración y un chat para cada proyecto de forma individual, una opción muy útil para favorecer la comunicación bidireccional entre todos los miembros de un equipo de trabajo.
Además, las herramientas de gestión de proyectos de Bitrix24 permiten brindar mejores estimaciones de proyectos e incluyen un CRM completo para usuarios ilimitados. La solución para pymes ofrece también un creador de páginas web para que puedas ofrecer tus servicios o productos online, y aceptar pagos en línea a través de la integración con PayPal, Braintree, Stripe y Authorize.net.
Apostar por herramientas de gestión de proyectos es una inversión a corto, mediano y largo plazo que permite predecir el esfuerzo real que la empresa deberá hacer para concretar un proyecto, además del rendimiento que se obtendrá.
No te preguntes más por qué es importante la gestión de proyectos en pymes. La respuesta ya la tienes: una correcta gestión de proyectos puede ser lo que necesitas para aumentar el rendimiento de tu equipo de trabajo, aprovechar las oportunidades del mercado y lograr que tu pyme siga creciendo.