Crea tu primera plantilla de mensajes de WhatsApp Business

Si estás buscando formas de optimizar la atención a tus clientes y mejorar la eficiencia de tu equipo, probablemente ya has escuchado hablar de WhatsApp Business. Este canal, que muchos aún asocian solo con conversaciones personales, se ha transformado en una poderosa herramienta de negocio, especialmente para automatizar interacciones con los clientes a través de convenientes plantillas de mensajes. Sin embargo, a pesar de sus evidentes beneficios, crear y aprobar plantillas en WhatsApp Business puede ser un proceso confuso y frustrante si no sabes por dónde empezar.

En este artículo te guiaremos paso a paso para que puedas crear tu primera plantilla de mensajes de WhatsApp Business sin complicaciones. Descubrirás cómo aprovechar al máximo esta herramienta que te permitirá mejorar la atención a tus clientes, ofreciendo respuestas rápidas y personalizadas, mientras optimizas los recursos de tu empresa. Además, te mostraremos cómo integrarla fácilmente con nuestro CRM Bitrix24 para optimizar aún más tus operaciones. Al final, te darás cuenta de cómo esta funcionalidad no solo aumenta la satisfacción del cliente, sino que también impacta positivamente en tus resultados, permitiéndote obtener más con menos esfuerzo. ¡Manos a la obra!

Pero primero:

¿Qué es WhatsApp Business?

WhatsApp Business es una plataforma diseñada específicamente para ayudar a las empresas a gestionar su comunicación con clientes de forma más efectiva y personalizada. A diferencia de la versión estándar de WhatsApp, que todos conocemos para chatear con amigos y familia, WhatsApp Business ofrece una serie de herramientas enfocadas a mejorar la interacción entre negocios y clientes. La clave aquí es que no se trata solo de enviar mensajes, sino de optimizar la relación con los consumidores, con funcionalidades como las plantillas de mensajes, respuestas automatizadas y la integración con chatbots.

Una de las características más destacadas es el WhatsApp Business API, que permite integrar la plataforma con sistemas existentes, como Bitrix24 o herramientas de automatización, para gestionar grandes volúmenes de consultas de manera eficiente. Gracias a esto, empresas de cualquier tamaño pueden ofrecer respuestas rápidas y automatizadas, lo que no solo mejora la experiencia del cliente, sino también los tiempos de respuesta —¡225% más rápidos!— y aumenta la tasa de conversión en ventas en un 20%.

Empresas de todos los sectores se benefician de esta solución. Desde pequeños comercios que buscan ofrecer atención personalizada, hasta gigantes del e-commerce que necesitan manejar cientos de solicitudes diarias. ¿Un ejemplo concreto? Ya hay cientos de negocios online que usan WhatsApp Business para enviar notificaciones automáticas de confirmación de pedido o seguimiento de envíos para sus clientes. A través de la API, estos mensajes pueden programarse automáticamente, lo que elimina la necesidad de seguimiento manual y mejora la satisfacción del cliente.

¿Qué son las plantillas de mensajes de WhatsApp?

Las plantillas de mensajes de WhatsApp son una herramienta clave dentro de WhatsApp Business que permite a las empresas automatizar la comunicación sin perder el toque personal. Estas plantillas son mensajes predefinidos y personalizables que facilitan la interacción con los clientes, especialmente en situaciones de gran volumen de consultas o cuando se requiere un flujo constante de información.

Lo interesante de las plantillas es que puedes incluir variables, como el nombre del cliente, lo que te permite enviar un mismo mensaje a cientos o miles de personas, pero haciéndolo parecer único para cada uno. Por ejemplo, una tienda en línea puede utilizar una plantilla para notificar a los clientes sobre el estado de su pedido:

Este enfoque no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la relación con los clientes, ya que sienten que están recibiendo un trato personalizado, lo cual es clave para aumentar el engagement y las conversiones. Con el uso correcto de plantillas de mensajes, la atención al cliente se vuelve más ágil y efectiva.

Elementos clave de una plantilla de WhatsApp

Para que una plantilla de mensajes de WhatsApp Business sea efectiva, debe contar con ciertos elementos esenciales que permitan personalizar el mensaje sin sacrificar la eficiencia. Cada plantilla incluye texto estático y variables dinámicas, que se definen mediante corchetes y números, como en el siguiente ejemplo:

Cuando se envía este mensaje a un cliente, las variables se reemplazan automáticamente por la información específica de cada persona, como:

"Hola Alex, tu pedido de cinco comidas por un total de $30 ha sido confirmado. La entrega estimada es en 2 días."

Estas plantillas ahorran tiempo valioso al tiempo que permiten mantener una comunicación personalizada e inmediata, lo que mejora la relación con el cliente y la percepción del servicio. Además, puedes agregar formatos como negrita o cursiva para destacar partes del mensaje.

Existen diferentes tipos de plantillas que puedes crear según el objetivo de tu negocio. Los principales son:

1. Mensajes de marketing: Utiliza plantillas para promociones y ofertas especiales, como descuentos o lanzamientos de productos.
2. Plantillas de autenticación: Envía códigos de acceso para que tus clientes puedan ingresar de manera segura a sus cuentas.
3. Plantillas de utilidad: Aquí entran los mensajes relacionados con actualizaciones de cuenta (como cambios de contraseña), notificaciones de pedidos (confirmaciones, envíos o modificaciones) y alertas informativas (como cambios en horarios de atención).

Cada una de estas categorías te permite interactuar de manera más eficiente con tus clientes y brindarles información relevante de manera oportuna.

Tipos de plantillas de WhatsApp

Lo que hace a WhatsApp Business tan efectivo es la capacidad de personalizar y dar opciones de acción a los clientes a través de sus plantillas. Existen dos tipos principales de plantillas que puedes crear, dependiendo de lo que quieras que los usuarios hagan al recibir tu mensaje:

1. Plantillas simples: Son mensajes de texto o multimedia, donde puedes incluir imágenes, videos o enlaces, según la necesidad. Estas plantillas son perfectas para comunicaciones sencillas pero efectivas, como actualizaciones de pedidos, notificaciones de eventos o recordatorios. Por ejemplo, una tienda de ropa puede enviar una imagen del producto junto con un mensaje que confirme la compra o envíe detalles del envío. Este tipo de plantilla es ideal para mantener a los clientes informados de manera atractiva.
2. Plantillas interactivas: Estas plantillas incluyen elementos que permiten una interacción directa por parte del cliente. Incorporan botones de Llamada a la Acción (CTA) que pueden llevar al cliente a una página web, iniciar una llamada o incluso abrir un mapa para guiarlo a tu tienda. Si, por ejemplo, haces una reserva en un restaurante, podrías enviar una plantilla con un botón que permita confirmar la reserva o recibir direcciones. Este tipo de mensajes aumenta la conversión y facilita que el cliente realice acciones concretas rápidamente.

¿Cómo crear plantillas de WhatsApp con Bitrix24?

Integrar WhatsApp Business con Bitrix24 es una excelente forma de optimizar la atención al cliente y mejorar la eficiencia de tu equipo. Gracias a la integración con Wazzup, puedes crear plantillas de mensajes de WhatsApp directamente desde tu CRM.

Para crear una plantilla de mensajes, sigue estos pasos:

1. Accede a la sección de “Plantillas de mensajes” en la cónsola y haz clic en “Añadir plantilla”.
2. Edita tu plantilla: Aquí podrás escribir el mensaje que deseas usar como plantilla. Asegúrate de añadir variables, como el nombre del cliente o los detalles del pedido, para personalizar cada mensaje automáticamente. También puedes añadir archivos adjuntos, como imágenes o documentos, de hasta 50 MB. ¿Quieres agregar emojis o enlaces? También es posible.
3. Etiqueta y organiza: Para facilitar que tu equipo encuentre rápidamente la plantilla adecuada en medio de una conversación, puedes asignarle etiquetas descriptivas (por ejemplo, "Pago" o "Envío"). Esto permite filtrar rápidamente las plantillas en el chat.
4. Guarda y gestiona: Una vez que guardes la plantilla, aparecerá en tu lista de plantillas disponibles. Desde allí, podrás editarla o eliminarla cuando lo consideres necesario.

Para enviar una plantilla, simplemente abre el chat con el cliente y llama a la lista de plantillas usando el botón “/” o escribiendo “/” seguido del nombre de la plantilla. Esto te permitirá acceder rápidamente a la que necesites sin interrumpir tu flujo de trabajo.

Mejores prácticas para crear plantillas de WhatsApp

Crear plantillas efectivas en WhatsApp Business no solo consiste en redactar un mensaje, sino en asegurarte de que cumplan con ciertos lineamientos y buenas prácticas para obtener los mejores resultados. Aquí te compartimos algunos consejos clave para que tus plantillas generen el mayor impacto y pasen sin problemas el proceso de aprobación de WhatsApp.

1. Elige un nombre claro y relevante El nombre de la plantilla es fundamental para identificar rápidamente su propósito. WhatsApp requiere que uses solo letras minúsculas, números y guiones bajos. Nombres como order_confirmation o welcome_message son aceptables, mientras que nombres con espacios, guiones o mayúsculas, como Order Confirmation o away-message, serán rechazados. Un nombre claro y directo facilitará la búsqueda rápida entre tus plantillas, ayudando a tu equipo a reaccionar más rápido.
2. Escribe contenido relevante y con propósito Cada mensaje debe tener un contexto claro y una llamada a la acción (CTA) específica. Además, asegúrate de que el mensaje esté alineado con la razón por la que lo estás enviando, para evitar que los clientes lo perciban como spam. Recuerda que los mensajes no deben tener más de 1024 caracteres y no se permiten saltos de línea, tabulaciones o más de cuatro espacios consecutivos.
3. Cuida la calidad del contenido WhatsApp asigna una calificación de calidad a tus plantillas, que puede ser Alta (verde), Media (amarilla) o Baja (roja), dependiendo de cómo los clientes reciban tus mensajes. Si muchos usuarios bloquean o reportan tus mensajes, la calidad disminuirá, lo que podría impactar negativamente en tu capacidad para comunicarte eficazmente. Por ello, es esencial que tus mensajes sean relevantes y no invasivos, enviándolos siempre en el momento adecuado.
4. Atención al idioma Cuando envíes tu plantilla para aprobación, asegúrate de seleccionar el idioma correcto en el que está redactada. WhatsApp ofrece soporte para una amplia variedad de idiomas, pero seleccionar el incorrecto puede retrasar el proceso de aprobación.

El proceso de aprobación de plantillas en WhatsApp Business puede ser frustrante si no se conocen los errores comunes que provocan rechazos. Sin embargo, la buena noticia es que estos errores son fácilmente evitables si prestas atención a algunos detalles clave. Aquí te explicamos cómo evitar los problemas más comunes y asegurar que tus plantillas sean aprobadas sin contratiempos.

1. Revisa los parámetros de las variables Uno de los errores más frecuentes es no usar correctamente las variables dentro del mensaje. Recuerda que los parámetros deben estar entre llaves y ser secuenciales: {{1}}, {{2}}, sin caracteres especiales como # o %. Además, si alguna variable no coincide en cantidad o posición, tu plantilla será rechazada.
2. Cumple con las políticas de WhatsApp WhatsApp es muy estricto con su política de comercio y de negocios. Asegúrate de que el contenido no infrinja ninguna norma, evitando mensajes que puedan ser interpretados como abusivos o amenazantes, y mantén el respeto en todo momento. Por ejemplo, evitar cualquier insinuación de acción legal es clave.
3. Elige la categoría correcta Otro error común es seleccionar una categoría incorrecta para tu plantilla. Por ejemplo, si promocionas un producto bajo la categoría de mensajes transaccionales, tu plantilla será rechazada. Elige la categoría que mejor refleje el propósito de tu mensaje.
4. Revisa el idioma y ortografía Asegúrate de que el idioma seleccionado coincida con el mensaje, y siempre revisa por errores gramaticales o tipográficos. WhatsApp también rechazará plantillas duplicadas, así que revisa tu lista antes de enviar una nueva.

Domina las plantillas de WhatsApp con Bitrix24

Como vemos, WhatsApp Business es una de las herramientas más poderosas para optimizar la comunicación con tus clientes y mejorar la eficiencia de tu negocio. Al implementar plantillas de mensajes, puedes automatizar respuestas y mantener un trato personalizado sin perder tiempo valioso. Sin embargo, para maximizar los beneficios, es fundamental seguir las mejores prácticas: desde la correcta configuración de las variables hasta la selección de categorías adecuadas y el cumplimiento de las políticas de WhatsApp.

Si estás buscando una solución integral que facilite este proceso y potencie la gestión de tu negocio, Bitrix24 es la opción ideal. Con su integración sencilla con Wazzup, podrás crear y gestionar plantillas de WhatsApp directamente desde el CRM, sin necesidad de conocimientos técnicos. Esto te permitirá no solo automatizar tus interacciones, sino también mejorar la calidad y velocidad de tu atención al cliente, impulsando tanto la satisfacción del cliente como los resultados comerciales.

Miles de empresas ya confían en Bitrix24 para optimizar su gestión y comunicación. Ahora es tu turno de experimentar los beneficios de esta integración y llevar tu negocio al siguiente nivel. ¡Regístrate en Bitrix24 y prueba la integración con Wazzup hoy mismo!

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