Las empresas son espacios de continua interacción no solamente entre personas sino también entre conceptos como la tecnología, los recursos, los procesos, la información… Para alcanzar los objetivos organizacionales se vuelve fundamental mejorar cada una de las tareas relacionadas con los términos mencionados. La mejor manera de perfeccionar estas labores es a través de las 5 claves para la optimización de procesos en la empresa que compartiremos contigo.
Conseguir una adecuada integración de cada una de las actividades que, de una manera u otra, impactan sobre los servicios y los productos de la empresa es un verdadero reto, y una oportunidad. Una correcta gestión de los activos te permitirá mejorar la eficiencia y, por consiguiente, equilibrar la relación entre recursos e ingresos.
Para alcanzar dicho objetivo es imprescindible llevar a cabo una adecuada optimización de procesos. Por eso, es importante comprender exactamente en qué consiste dicho procedimiento y cómo llevarlo a cabo de manera eficiente.
Optimizar procesos de trabajo implica establecer mejoras en todas las tareas que participan de la elaboración de un producto o servicio; es decir que se busca la excelencia para obtener el mejor resultado en aquello que tu empresa realiza.
Si aún con esta definición te preguntas qué es optimizar un proceso, piensa en todas aquellas instancias que insumen recursos organizacionales, desde tiempo hasta inversiones, como la toma de decisiones, la investigación y el desarrollo, las ventas, el marketing…
La idea general es lograr racionalizar las operaciones y alcanzar la mayor eficiencia posible que permita a tu empresa obtener «más por menos»; esto significa emplear los recursos adecuados, justos y necesarios para alcanzar el objetivo.
Un proceso optimizado permite perfeccionar el uso de recursos, reduciendo su desperdicio o mal uso y promoviendo una forma más sencilla y rápida de llevar a cabo las diferentes acciones. De esta manera, no solo se ahorra tiempo y esfuerzo, sino que se brinda una mejor experiencia de compra y un mejor producto o servicio al consumidor final.
Para realizar una optimización de procesos de negocios que beneficie a mediano y largo plazo a tu empresa, puedes tomar en consideración estas 5 claves que señalamos a continuación.
La primera de las 5 claves para la optimización de procesos en tu empresa es determinar sobre qué procedimiento en particular trabajarás. Lo aconsejable es llevar a cabo un análisis general de todos los procesos y escoger uno en el que centrarte. Abordar un solo proceso a la vez y analizar cada uno de los recursos que participan del mismo facilitará el alcance de la eficiencia.
Es fundamental determinar fases o pasos e interacciones existentes entre ellos: qué materiales se utilizan, cuál es el tiempo invertido, cuántas personas y departamentos se implican de manera habitual, cuál el es resultado, qué información viaja entre los distintos pasos y cuál se genera, cuáles son los costos y cualquier recurso que repercuta en el proceso en sí. Una vez realizado el análisis, llega el momento de pasar el siguiente punto.
Los Key Performance Indicators (KPIs) miden el desempeño de la tarea; es decir, cómo esta se lleva a cabo. Los mismos se representan por un índice numérico que permite contabilizar el progreso de una parte o de la totalidad de un proceso.
Los KPIs se relacionan de manera íntima con las diferentes áreas de la empresa y variarán en relación al objetivo que se persiga. Así, habrá KPIs establecidos para el área logística, ventas, finanzas o marketing, por ejemplo.
Estos indicadores de medida favorecen el análisis de los cambios realizados para descubrir si los mismos han sido positivos o no e, incluso, si se necesitan nuevos ajustes. Sin una medición oportuna y preestablecida, será imposible determinar la efectividad de las acciones llevadas a cabo.
La planificación es vital para el éxito de la optimización de procesos de negocio. La información recabada, de manera conjunta con los indicadores de medición, sirve como punto de partida para la elaboración de una hoja de ruta.
Allí, deberían establecerse los objetivos (¿qué se quiere obtener?), la manera de alcanzarlos (¿cómo sería posible llegar a la meta?), el tiempo de la implementación de los cambios y el momento adecuado para la medición, así como posibles planes alternativos frente a la aparición de dificultades.
Una implementación de modificaciones en los procesos empresariales sin una previa planificación al milímetro de las variables involucradas podría producir un gasto de recursos aún mayor que el que se quiere minimizar. Por este motivo, crear una hoja de ruta es esencial.
Al momento de implementar los cambios, es aconsejable realizar variaciones controladas y no modificaciones estructurales de gran envergadura, a menos que sean estrictamente necesarias. Las fases o pasos facilitan la medición exacta de los resultados y los posteriores ajustes.
Una de las principales modificaciones que promueve la optimización de procesos es la implementación de un software como Bitrix24 que permita centralizar la información de cada proceso, desde su inicio y fechas de entrega hasta cada mínimo detalle relacionado con el producto o servicio.
Asimismo, la plataformas contribuye a un acceso inmediato a toda la información, lo que permite una toma de decisión oportuna y eficaz y, por lo tanto, mejores adaptaciones de los procesos en tu empresa.
Durante y tras la implementación de la aplicación de gestión de procesos y, por lo tanto, de los primeros cambios en cada proceso, es recomendable analizar los resultados obtenidos mediante la utilización de los KPIs establecidos en el punto 2 para una mejora continua.
La comparación de estos con los datos previos permitirá determinar si las modificaciones contribuyen a la optimización de procesos o si aún es necesario ajustar algunas cuestiones, en cuyo caso podrás proceder de acuerdo a lo estipulado en la hoja de ruta.
Un software de optimización de procesos permite analizar la información de manera sencilla y maximizar la eficacia en las diferentes áreas de tu empresa. Con una herramienta como Bitrix24 puedes supervisar los gastos, los presupuestos, las facturas y los ingresos, las contrataciones, el rendimiento de los empleados, los procesos de preventa, los flujos de trabajo, los lanzamientos de productos, la gestión de ventas, la inclusión de nuevos prospectos y la relación con los clientes, entre muchos otros.
Invertir en un software como Bitrix24 agiliza las operaciones de negocio a través de la centralización de la información que permite, por un lado, una toma de decisiones oportuna sobre la base de datos actualizados así como también una comunicación más directa y bidireccional y, por otro, la automatización de tareas (reglas y triggers) que, de otra forma, consumen recursos innecesariamente.
Asimismo, Bitrix24 permite un mayor control de cada paso de un proceso, situación que repercute en una mayor flexibilidad y una respuesta más rápida frente a los riesgos, las dificultades y los usos inadecuados de recursos.
El análisis y la optimización de procesos es esencial para maximizar la eficiencia organizacional y ésta, a su vez, repercute de manera directa en la calidad de los productos y servicios, la satisfacción del cliente y los beneficios de la empresa.
¿Deseas maximizar tus ingresos y reducir tus egresos? Pon en práctica estas 5 claves para la optimización de procesos en tu empresa desde hoy y mejora el rendimiento de la misma rápidamente.