¿Quién no ha sentido alguna vez estar en medio de una reunión y darse cuenta de que no está siendo de utilidad? Las reuniones solo son efectivas cuando están bien planteadas y todos los participantes están informados de los temas que se van a tratar de antemano.
No existe mayor sensación de frustración que la de haber sido convocado a una reunión en medio de la jornada de trabajo para que, al final, esta no sea productiva. Las reuniones deben servir para desbloquear temas y ayudar en el progreso de un proyecto, una tarea o un proceso, con lo que un buen planteamiento inicial es clave para su éxito.
En este sentido, y con el objetivo de realizar reuniones que aporten valor al equipo y la empresa, es fundamental preparar previamente una agenda de reunión formal. En este artículo, te contamos cómo hacer una agenda de reunión perfecta.
Cuando programas una agenda de reunión formal, lo primero que debes tener en cuenta es que el motivo de la reunión esté claramente definido. Esto es importante para que todas las personas que van a recibir la convocatoria conozcan previamente, y sin ningún tipo de duda, qué temas se van a tratar en la misma.
En la convocatoria de reunión que recibirá cualquiera de los participantes, deben estar especificados los puntos del día, la hora de inicio de la reunión, la hora prevista de finalización y todos los asistentes convocados.
Para programar reuniones efectivas, el software empresarial de Bitrix24 cuenta con la funcionalidad “Programación de Reuniones”, que permite crear reuniones desde el flujo de actividad o desde el Calendario. Con esta opción es posible especificar el motivo de la reunión tanto en el título como en el cuerpo de la invitación y, posteriormente, enviar las solicitudes de asistencia, que los invitados podrán aceptar o rechazar fácilmente.
Para que las reuniones sean efectivas, deben prepararse de antemano. Por ello, una vez definidos quiénes van a ser los asistentes, es muy recomendable asignar tareas de trabajo. Asimismo, aunque haya una persona responsable de liderar la reunión, el resto de participantes pueden aportar con su trabajo y responsabilizarse de algún tema concreto.
La preparación de temas a tratar en la reunión por todos los asistentes no solo hará que esta sea más efectiva, sino que también ayudará a establecer los puntos del día y facilitar los turnos de intervención.
Preparar una agenda para una reunión de empresa es mucho más sencillo con la herramienta Bitrix24. Este software de planificación y trabajo en equipo cuenta con una funcionalidad llamada “Grupos de trabajo”, que permite asignar tareas en base a grupos de trabajo con anterioridad al desarrollo de la reunión. Su ventaja principal es que cada uno de ellos es independiente y, por lo tanto, cuenta con su propio flujo de actividad, calendario y tareas de archivos.
Para que las reuniones sean realmente productivas es importante, además de realizar el trabajo previo de preparación, calcular bien los tiempos. Una regla de oro consiste en añadir al lado de cada tema de trabajo, y de cada ponente, la duración estimada de la intervención y del asunto en cuestión. Esto permitirá distribuir el tiempo de manera efectiva y, además, brindará la oportunidad a cada uno de los participantes de disponer de su tiempo de palabra.
Sin duda, calcular el tiempo para cada tema a tratar en el meeting de equipo es un factor a tener en cuenta cuando se prepara una agenda de reunión formal. Para evitar que haya personas que consuman todo el tiempo, es esencial preparar la agenda de reunión de negocios con anticipación y, además, ceñirse a los tiempos establecidos.
En ocasiones, las reuniones tienen la finalidad de recoger ideas de los diferentes equipos e integrantes de la empresa. Las sesiones de “Brainstorming” o lluvia de ideas cobran un papel fundamental en las compañías, especialmente, para aquellas que desarrollan tareas creativas o de innovación. Si tu empresa está en fase de preparación de una agenda para una reunión de empresa, es conveniente ofrecer la posibilidad de incluir ideas de los participantes.
Bitrix24 ofrece opciones para generar ideas o bien para expresar opiniones. Gracias a su servicio de administración de ideas, los participantes a la reunión, pueden a través de likes, comentarios o insignias expresar su opinión con respecto a un tema. Incluso puedes realizar votaciones o encuestas. Ésta es sin duda una funcionalidad colaborativa muy interesante que permite involucrar a cada uno de los integrantes.
Si pretendes redactar una agenda de reuniones formal perfecta, es primordial establecer los próximos pasos a seguir, tanto antes de la reunión como una vez terminada. La agenda debe especificar si un tema que se va a tratar proviene de una reunión anterior y, en cualquier caso, indicar cuánto tiempo lleva abierto este tema.
Además, al terminar la reunión es recomendable volver a enviar la agenda de la reunión anexando el acta con todos los comentarios para detallar la situación concreta de cada tema discutido, incluyendo: temas resueltos, temas pendientes de resolver, tareas pendientes de realizar por los asistentes a la reunión y temas que se han pospuesto por alguna razón. Así, que si estás preparando una agenda de reunión de negocios, ¡no olvides marcar los próximos pasos!
¿Quieres saber cómo hacer una agenda de reunión de forma más visual?
Seguramente ya hayas preparado varias agendas de reunión de equipo con anterioridad y, al final, siempre acabas utilizando el mismo formato. Para resolver esta situación de monotonía provocada por el uso de un mismo estilo de convocatoria de reunión, es recomendable utilizar una plantilla de agenda de reuniones. Las plantillas de agendas de reuniones incluyen diferentes secciones en las que puedes incluir los temas del día, notas, los asistentes, la fecha y la hora entre otros. Además, la herramienta de plantillas de Bitrix24 permite elegir entre un gran número de plantillas e incluso personalizarla con los parámetros deseados.