7 pasos para desarrollar un plan de comunicación efectivo en tu empresa
1. Define la plataforma qué centralizará la información
2. Establece objetivos claros y medibles para tu plan de comunicación
3. Identifica los diferentes públicos objetivos
4. Selecciona los métodos de comunicación más adecuados
5. Elabora un calendario de comunicación detallado
6. Define las responsabilidades de cada miembro del equipo o parte interesada
7. Implementa el plan y evalúa sus resultados
Crea tu plan de comunicación de proyecto con Bitrix24
Cuando se trata de proyectos, el éxito depende en gran medida de la calidad de la planificación y, asimismo, de la comunicación entre los miembros del equipo de trabajo. Crear un plan de comunicación que favorezca la bidireccionalidad y la claridad de las interacciones puede ser lo que necesitas para llevar a tu empresa al siguiente nivel.
Un plan de comunicación efectivo no solo define los canales y el tipo de mensaje que se utilizarán en cada situación, sino que también ayuda a garantizar que todos los miembros del equipo estén alineados y se comuniquen según lo estipulado. A continuación, te presentamos 7 pasos esenciales para que poner en marcha tu plan de comunicación de proyecto no sea una misión imposible.
La comunicación es una herramienta fundamental para coordinar y mantener a todos los miembros del equipo alineados en cuanto a objetivos, expectativas y progreso del proyecto. Un plan de comunicación efectivo y detallado garantiza que todos los involucrados se comuniquen de manera clara y constante, lo que permite resolver problemas y enfrentar desafíos de manera más eficiente.
Todo esto cobra aún más relevancia en la actualidad. La tecnología nos permite conectarnos de maneras que antes eran imposibles, lo que significa que se pueden compartir actualizaciones en tiempo real y colaborar en proyectos desde diferentes ubicaciones geográficas. Sin embargo, con tantos canales de comunicación, puede ser difícil mantenerse organizado y asegurarse de que la información correcta llegue a las personas correspondientes en el momento oportuno. Por lo tanto, es fundamental desarrollar un plan de comunicación bien estructurado. Si te preguntas cómo crear un plan de comunicación para tu proyecto bajo estas premisas, estás en el lugar indicado.
1. Define la plataforma qué centralizará la información
El primer paso para crear un plan de comunicación es determinar dónde se almacenará el mismo y, por ende, dónde podrá ser consultado por todos los miembros del equipo de trabajo. De nada sirve redactar estrategias y tácticas de comunicación si, más tarde, los interesados no tienen acceso a la información. Por lo tanto, antes de comenzar la redacción, analiza las necesidades de tu empresa. ¿Qué clase de herramienta podría ayudar a todos tus trabajadores? ¿Qué plataforma te permite almacenar y compartir datos de manera fácil y en la nube?
Olvídate de los documentos y las hojas de cálculo. Opta mejor por un software que simplifique la redacción, la consulta y la puesta en marcha de tu plan. En el mercado, encontrarás herramientas que incluyen una plantilla de plan de comunicación (o varias) que puedes modificar para que se adapte a los objetivos y las necesidades de tu compañía. En algunos casos, incluso, podrás emplear una línea de tiempo o un diagrama de flujo para explicar de manera más clara los pasos a seguir. Echa un vistazo a Bitrix24, donde también podrás crear un Tablero Kanban o un Diagrama de Gantt.
Para desarrollar un plan de comunicación efectivo, debes comenzar por indicar cuáles son los objetivos que quieres alcanzar. Independientemente de lo que esperes lograr, debes plasmar por escrito el objetivo principal y los secundarios. Ten siempre presente que las metas guían el camino y así como son importantes a la hora de planificar y ejecutar un proyecto, lo son también a la hora de mantener un flujo de comunicación bidireccional entre los miembros del equipo.
Por supuesto, debes contemplar que tus objetivos se adapten al sistema SMART, que postula la necesidad de que sean realistas, específicos, medibles, de duración determinada y alcanzables, como ya hemos mencionado en otras ocasiones. Probablemente, el principal objetivo de un proyecto, en cuanto a comunicación se refiere, sea mantener a todas las partes interesadas actualizadas sobre los avances. No obstante, también puedes definir otros más particulares como alimentar la motivación del equipo de trabajo o aumentar el conocimiento de los beneficios del proyecto por parte de los stakeholders.
Crear un plan de comunicación sin identificar a cada una de las partes interesadas es, sencillamente, inviable. Tómate todo el tiempo necesario para analizar en profundidad cada una de las aristas del proyecto. La mayoría de los proyectos cuentan con varios públicos objetivos, cada uno con su propio nivel de interés e, inclusive, de influencia sobre el mismo. Por este motivo, no solo deberías enumerar cada parte interesada, sino también investigarla.
¿Cuál es el nivel de implicación e intervención en el proyecto? ¿De qué manera cada público puede afectar al avance del mismo? ¿Qué inversión han realizado y qué beneficio esperan recibir? No solo señales a cada público, priorízalos en función de la información obtenida. De este modo, será más sencillo posteriormente saber qué mensaje direccionar a cada uno y con qué frecuencia. Los miembros del equipo de trabajo, por ejemplo, son un público clave cuya comunicación debe gestionarse eficientemente y de manera diaria, mientras que los directivos pueden recibir un reporte una vez a la semana o, incluso, cada quince días.
Una cuestión prioritaria al momento de crear un plan de comunicación es establecer los medios a emplear. ¿De qué forma se regularán las comunicaciones entre los miembros del equipo de trabajo y, también, con los demás públicos? Cada persona involucrada debe recibir los datos que precisa en el momento adecuado. Por eso, es vital que dediques tiempo a planificar qué herramientas se emplearán en cada caso en particular. Las plataformas de comunicación disponibles en la actualidad ofrecen una multiplicidad de herramientas que van desde el correo electrónico hasta las llamadas y videollamadas, pasando por el chat en vivo o comentarios en documentos. Cada una de ellas ofrece ventajas y, también, desventajas que deben ser consideradas al momento de escoger una u otra para la interacción con cada parte interesada.
La elección del método de comunicación adecuado también dependerá del tipo de información que se deba transmitir. Al hablar del equipo de trabajo del proyecto, es posible que el chat sea la posibilidad más práctica para intercambiar información o plantear dudas, mientras que las videollamadas en HD pueden ser ideales para las presentaciones regulares sobre los avances del proyecto. Por otra parte, los correos electrónicos suelen usarse para las comunicaciones formales, como las actualizaciones o el envío de reportes. No obstante, tú debes decidir y regular la manera en la que los empleados intercambian datos. Apunta en tu plan cómo deben comunicarse entre sí y asegúrate de que todos comprendan por qué y cómo llevar a cabo la comunicación.
Para asegurarte de que la comunicación en un proyecto sea efectiva, es importante crear un plan de comunicación detallado que incluya la frecuencia de cada tipo de interacción. De esta manera, se puede garantizar que cada miembro del equipo reciba la información necesaria en el momento adecuado. Esto minimiza la burocracia que podría retrasar el avance del proyecto. Por ejemplo, podrías establecer un día cada semana para informar sobre las actualizaciones del progreso por email y otro día para una reunión de equipo. También, podrías solicitar que cada trabajador tenga al tanto al manager del proyecto de manera diaria mediante el chat sobre su labor.
¿Y qué sucede con la cúpula directiva y los clientes? La comunicación con ellos debe ser fluida, pero no es imprescindible que sea diaria. De hecho, se recomienda llevar a cabo una videoconferencia con estas partes interesadas después de cada hito relevante. La mejor manera de incluir toda esta información en tu plan de comunicación del proyecto es mediante la programación en un calendario de grupo. En Bitrix24, no solo podrás elaborar calendarios para cada grupo de trabajo, sino que también podrás gestionar tu calendario personal y el calendario de la empresa. Garantiza, así, que se cumpla con las fechas establecidas. Como puedes imaginar, si se produjeran demoras o cambios en el proyecto, sería necesario ajustar la frecuencia de las comunicaciones.
Otro punto esencial al crear un plan de comunicación efectivo es señalar de manera clara y sin lugar a dudas cuáles son las responsabilidades de cada trabajador. En general, el rol de comunicador de actualizaciones del proyecto recae sobre el gerente de proyecto, ya que es quien, en última instancia, debería contar con la mayor cantidad de información actualizada. No obstante, cada empleado es responsable, también, de que la comunicación se desarrolle de manera efectiva; es crucial mantener al tanto al manager de proyecto y demás interesados de la consecución de logros, cambio o fracaso en cualquier tarea o proceso.
Establece claramente cómo y cuándo esperas que cada empleado te haga llegar sus avances. La utilización de un gestor de tareas puede simplificar esta cuestión, ya que tras la asignación de las mismas, podrás observar su estado en tiempo real. Sin embargo, nunca está de más exigir un encuentro regular a través de una videollamada para resolver preguntas y brindar asesoramiento, además de conocer de primera mano las dificultades a las que se enfrentan los distintos miembros de tu equipo. Por último, merece la pena definir también los roles de los proveedores y los clientes. Una demora en la entrega por parte de un proveedor, la solicitud constante de modificaciones o, inclusive, los cambios ejecutados y no comunicados por parte de los clientes pueden desencadenar el fracaso del proyecto. Establece reglas claras de comunicación. Las llamadas regulares y las solicitudes formales por escrito son una buena manera de minimizar estas problemáticas
Una vez hayas desarrollado tu plan de comunicación, asegúrate de que todos los miembros del equipo de proyecto lo comprenden. Para ello, ten una reunión con ellos y aborda punto por punto cada una de las partes del mismo. Haz preguntas, plantea diferentes escenarios y propón un juego de roles para corroborar que la comprensión es total y que, por otra parte, comienzan a incorporarlo. Por otro lado, es importante que sepan dónde se almacena el plan para recurrir a él siempre que les sea necesario. Recuerda que en una plataforma como Bitrix24 puedes configurar permisos de acceso para todos tus documentos. Así, solo podrán leerlo quienes realmente deberían hacerlo.
Los planes de comunicación no son inalterables, y es posible que surjan cambios en el proyecto que exijan la realización de actualizaciones en el plan. Mantén cierta flexibilidad y adapta el plan según lo requiera. Y no olvides comunicar cualquier cambio en el plan de comunicación a todos los miembros del equipo para garantizar que tengan acceso a la información más actualizada. Asimismo, monitoréalo regularmente. ¿Se están cumpliendo los objetivos o por algún motivo no es posible alcanzarlos? Evalúa resultados y modifica siempre que lo consideres oportuno.
Crear un plan de comunicación para tu proyecto es una estrategia fundamental para el éxito. El plan debe ser claro, completo y eficaz para comunicar los detalles del proyecto a todos los interesados y miembros del equipo. Al distribuir el plan, minimiza las dudas respecto a cuándo se recibirán actualizaciones sobre el progreso. Además, la comunicación regular ayudará a mantener el impulso del proyecto y servirá de recordatorio sobre la importancia de cumplir con los plazos.
La gestión de proyectos requiere siempre la creación de un plan de comunicación, pero el mismo no debe ser demasiado extenso, ya que podría abrumar a las partes interesadas. Por el contrario, este debería centrarse en la información crucial, siendo preciso y directo. La implementación de un software como Bitrix24 puede ser la respuesta a cómo crear un plan de comunicación de manera eficiente, ya que contribuye a monitorear avances y, por ende, llevar a cabo las modificaciones precisas.
No lo olvides: un plan de comunicación bien estructurado y efectivo puede hacer una gran diferencia en el desarrollo de tu proyecto. Elige una plataforma que te brinde herramientas de comunicación y gestión de proyectos, todo en uno. De este modo, podrás distribuir y almacenar el plan, y gestionar la comunicación de manera sencilla. Entre las múltiples opciones del mercado, destaca Bitrix24 por ser mucho más que una solución comunicacional; se trata de una verdadera plataforma colaborativa que simplifica cada paso en la planificación, ejecución y control de un proyecto. ¿A qué esperas para probarla? Regístrate ahora.