La estructura de un proyecto contempla diferentes etapas y metas parciales que conducen a un objetivo final. Cada etapa está asociada a un plazo de ejecución y alcanzar los resultados dentro del marco de tiempo requerido incide directamente en el presupuesto asignado.
Además, el incumplimiento de los objetivos origina cierta frustración en los responsables y afecta la imagen de la organización. Evaluar los errores clásicos en la gestión de proyectos conduce a una visión más clara de las metas propuestas, sobre bases realistas.
Hasta los errores de gestión de proyectos más pequeños pueden llevar a grandes desajustes en el presupuesto. En ocasiones, un conjunto de medidas muy simples pueden contribuir a mejorar los resultados. No obstante, siempre es necesario tener un plan de contingencia que garantice flexibilidad ante situaciones inesperadas.
Un proyecto puede fracasar como resultado de metas y objetivos mal definidos, visión desacertada del alcance, fallas en la planificación y dificultades en la etapa de seguimiento del proyecto. En esta lista, también se pueden incluir factores como la selección inadecuada de proveedores y talento humano, sumado a la dificultad para comprender los requisitos de los clientes. A continuación, se describen brevemente 15 errores de gestión de proyectos comunes que puedes estar cometiendo sin saberlo.
Uno de los errores de gestión de proyectos está asociado a fallas en la etapa de planificación. Definir tareas, plazos de ejecución y asignación de recursos son actividades fundamentales que influyen en el desarrollo adecuado del plan. La presencia de deficiencias en esta etapa conlleva al desánimo y frustración de los integrantes del equipo de trabajo, lo que se refleja directamente en los resultados. Ejecutar sobre la marcha es tomar el camino fácil, pero aumenta los tiempos de respuesta e incrementa costos.
La colaboración en proyectos siempre está presente y es por ello que la comunicación juega un rol protagónico para garantizar el flujo de trabajo. El intercambio de información y opiniones debe ser constante para mantener a todo el equipo sincronizado y mejorar la productividad. La frecuencia y el momento oportuno de cada mensaje marcan una diferencia significativa, agilizando la ejecución de tareas y resolución de problemas. Establecer un plan de comunicación que defina las herramientas a utilizar y normas de interacción es una forma de evitar errores de gestión de proyectos.
La planificación debe incluir revisiones periódicas para medir los avances de las tareas relacionadas con diferentes procesos. La verificación frecuente de la evolución del proyecto permite contrastar lo planteado y lo ejecutado. De esta forma, es posible detectar oportunamente cualquier tipo de distorsión. Para ello, es necesario contar con un registro de datos actualizado para la toma de decisiones y definición de medidas correctivas de ser necesario. Recursos como los diagramas de Gantt o gestores de tareas dinámicos, facilitan la visualización global y detallada del estatus del proyecto, generando alertas en caso de desviaciones.
Establecer indicadores en función de las variables a controlar provee al líder de proyectos de información valiosa para mantener el foco en el objetivo final. Los KPIs miden el éxito o alertan el fracaso del proyecto. Para ello, deben ser seleccionados según las necesidades inherentes del plan de trabajo. Son una forma simple de controlar y seguir el avance del proyecto desde diferentes perspectivas. Permiten estructurar el plan de trabajo por etapas y medir la efectividad de cada proceso. Es uno de los aspectos a definir en la etapa de planificación y contribuye a evitar algunos errores de gestión de proyectos.
El trabajo del líder de proyecto debe incluir la aplicación de estrategias orientadas a involucrar a los miembros del equipo en todos los aspectos posibles. Cada colaborador debe entender la importancia y valor de su rol. Las actividades deben ser asignadas en consonancia con las competencias de cada profesional, dejando clara la relación entre sus responsabilidades y las metas del proyecto a corto y largo plazo. Un gestor de proyectos debe saber escuchar y aprender, conocer a los participantes y mantener activo el hilo de comunicación entre las partes, para generar un vínculo que contribuya con el trabajo armónico en equipo.
Es esencial el análisis de situaciones indeseadas que pudiesen presentarse durante el desarrollo de un proyecto. La planificación estratégica perfecta debe considerar la ineludible presencia de riesgos. Evaluar posibles imprevistos, permite plantear soluciones garantizando la flexibilidad del plan ante este tipo de situaciones. Una matriz FODA contribuye al reconocimiento de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, convirtiéndose en un recurso básico en las etapas iniciales del proyecto. La evaluación de riesgos debe contemplar aspectos ambientales y humanos, económicos, que puedan afectar la obtención de los resultados esperados en el tiempo previsto.
Cada etapa debe diseñarse considerando períodos de desarrollo y presentación de resultados de acuerdo a las capacidades de la empresa. Es necesario establecer plazos de cumplimiento que se adapten al requerimiento, según su nivel de dificultad. Definir fechas de entrega poco adaptadas ajustadas a lo factible contribuye a la frustración del equipo de trabajo. Además, plazos demasiado optimistas, incluso solo en una de las etapas del proyecto, pueden generar un efecto cascada, afectando el resultado final. De no implementar los correctivos necesarios incluidos en el plan de contingencia, el éxito del proyecto se verá comprometido. De darse el caso, el project manager debe verificar las causas del retraso, analizarlas y activar el plan de contingencia.
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Realizar entregas precipitadas solo por cumplir con una fecha y/o presupuestos establecidos puede llevar a la entrega de un producto deficiente de cara al cliente. La verificación del proyecto es una etapa que potencia el valor del resultado a entregar, protegiendo la imagen de la empresa. Constituye una etapa de revisión final que, en muchos casos, es descartada por limitaciones de tiempo. ¿El producto cumple con lo requerido? ¿Provee la solución esperada? No responder estas preguntas y dejar la revisión verificación al cliente es uno de los errores de gestión de proyectos que genera más daño a una empresa.
Cada proyecto debe contar con el liderazgo de un project manager debidamente capacitado y proactivo. Esta figura está presente para gestionar, promover, incentivar, motivar y evaluar a todos los integrantes de su equipo de trabajo, con el propósito de conseguir la mayor eficacia y eficiencia en la ejecución del plan a desarrollar. La ausencia de liderazgo conduce a la bajada del rendimiento y la productividad, como resultado del enfoque de esfuerzos en diferentes direcciones. El líder de proyecto contribuye a generar un compromiso bilateral que se traduce en mejores resultados.
Cuando se realizan trabajos imprevistos se está incurriendo en gastos no contabilizados en las estimaciones iniciales. Esta situación hace necesario el apoyo en el fondo de emergencia, que si bien puede cubrir la necesidad, no es su objetivo. Incurrir en gastos adicionales por deficiencias en la previsión, no califica como emergencia, e incrementan los gastos previstos en el presupuesto del proyecto. Dada la situación, se hace necesario revisar los detalles del plan de trabajo y plantear correctivos. Las estrategias para el ahorro se basan en la medición adecuada de tiempos de ejecución, auditoría y los mecanismos de negociación.
El gestor del proyecto es el encargado de asignar los recursos estratégicamente. En este sentido, debe administrar conscientemente y con sabiduría, según lo requerido en cada etapa del proyecto. Para ello, es necesario tomar en cuenta el entorno general y seleccionar, de ese todo, las personas, el dinero, los equipos y demás elementos necesarios para el desarrollo del proyecto. Otro de los errores comunes en la gestión de recursos de un proyecto es no realizar una designación de tareas acorde a la preparación, habilidades y destrezas de cada profesional.
Entre los errores de gestión de proyectos se encuentra la visión limitada del proyecto, que afecta también de forma negativa a la planificación de los recursos. Esto genera confusión en relación a las tareas y responsabilidades. Además Adicionalmente, dificulta la evaluación de la productividad de las personas y equipos de trabajo. Es vital que los trabajadores conozcan de dónde pueden obtener los recursos necesarios para el proyecto y disponer de las herramientas adecuadas para impulsar la productividad.
El alcance del proyecto puede cambiar a causa de solicitudes del cliente, en procesos de retroalimentación y demás situaciones durante su desarrollo. Cada solicitud debe ser evaluada con precaución, teniendo en cuenta las capacidades del equipo y tiempo disponible. Un análisis técnico que permita cuantificar el cambio y determinar su factibilidad es esencial para evitar errores en la gestión de proyectos. Aceptar modificaciones no contempladas en fases previas del proyecto, contrario a demostrar un buen servicio por parte de la empresa, puede conducir al fracaso.
La elaboración del flujo de trabajo simplifica procedimientos, estandariza y documenta procesos para realizar las operaciones de forma eficiente. Además, contribuye a minimizar los costos operativos, promoviendo la productividad general. Flujos de trabajo poco claros pueden generar problemas de comunicación o pérdida de información por el uso de diversos medios sin un objetivo específico. Las herramientas de gestión de proyectos colaboran con el seguimiento del estado de las tareas, definen períodos de ejecución y garantizan un ambiente de colaboración, análisis y mejora para evitar errores de gestión de proyectos.
Como mencionamos en el punto anterior, las herramientas que apoyan tareas relacionadas con la gestión de proyectos son de gran utilidad cuando se trata de lograr los objetivos planteados. La ausencia de recursos tecnológicos que faciliten los procesos de planificación, ejecución y supervisión, atenta contra el éxito del proyecto. Es indispensable identificar y evaluar la solución que se ajuste al equipo, para la gestión de tareas, recursos, calendarios y comunicación. El objetivo es simplificar el monitoreo, evolución y ejecución de cada actividad, disminuyendo así la posibilidad de errores de gestión de proyectos.