La transición de su oficina a condiciones de trabajo remotas puede ser un desafío: en este artículo, hemos seleccionado 9 pasos para ayudarlo a hacer que la transición sea lo más rápida y fácil posible.
1. Habla con tu equipo
Cuando cambie su equipo al trabajo remoto, es importante que explique por qué este es un paso importante a la luz de la situación actual. Algunos miembros de su personal pueden estar preocupados por esta transición, mientras que otros pueden encontrar que esto mejora su productividad. Cualquiera sea el caso, asegúrese de que todos entiendan lo que cambiará y establezca una sensación de comodidad y certeza.
2. Revise los flujos de trabajo de sus empleados
Siéntese con cada miembro de su equipo y revise sus flujos de trabajo de principio a fin. Haga una lista de las herramientas que necesitarán para mantener sus procesos de trabajo en marcha, incluso cuando trabajen fuera de la oficina: desde computadoras y auriculares, hasta una conexión a Internet estable y derechos de acceso dentro de su portal corporativo u otras herramientas de trabajo.
3. Crear rutinas y estructura
Puede parecer que administrar y controlar su equipo y proyectos será más desafiante una vez que todos estén remotos y sin supervisión. Para evitar cualquier problema y mantener las cosas funcionando sin problemas cuando esté fuera de la oficina, asegúrese de:
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Establezca un sentido de rutina a través de llamadas de conferencia cortas semanales o diarias y reuniones individuales en línea para ver cómo progresan todos y para discutir cualquier punto de conflicto;
- Aliente a los empleados a organizarse y mantener una estructura a la hora de planificar su día, incluyendo horas de trabajo y descansos;
- Establezca planes y objetivos muy concretos configurar un sistema de informes para ver cómo progresa todo (y todos).
También es una buena idea usar un calendario compartido para mantener los plazos a la vista y garantizar que todos estén en la misma página.
4. Establezca un sentido de comunidad, no importa cuán lejos de la oficina
Un cambio repentino en el entorno laboral de sus empleados puede ser muy estresante. Los seres humanos son criaturas sociales y pasan más de 8 horas al día con su computadora portátil, ya que su único compañero es angustiante, especialmente si está acostumbrado a estar rodeado de colegas. Asegúrese de que sus equipos tengan todas las herramientas de comunicación que necesitan para mantenerse conectados para que el cambio al trabajo remoto sea lo más cómodo posible. Programe reuniones regulares en línea para establecer un sentido continuo de unidad y unión.
Si su equipo está contento, su negocio continuará y prosperará, sin importar las condiciones que tenga que enfrentar.
5. Estratifique a su personal según los factores de riesgo
La Organización Mundial de la Salud (OMS) advirtió que las personas mayores de 60 años y con afecciones de salud subyacentes están en mayor riesgo, por lo tanto, haga que los miembros del equipo que entran en esta categoría sean su máxima prioridad cuando haga la transición de su empresa al trabajo remoto. Los que corren mayor riesgo deben ser enviados a casa lo antes posible.
6. Determine qué equipos no pueden trabajar de forma remota
... y descubra cómo puede solucionar esto.
El ejemplo más básico son los departamentos que se ocupan del papeleo y la documentación. Si tiene documentos legales que necesitan ser firmados o sellados, deberá idear un sistema que permita al departamento correspondiente hacer esto en forma electrónica, o reorganizar sus horarios de una manera que reduzca su tiempo en La oficina al mínimo. Por ejemplo, programe un día a la semana para completar y firmar la documentación. Lo que nos lleva al siguiente punto.
7. Cree un ambiente de trabajo seguro dentro de la oficina
Asegúrese de que todos aquellos que tienen que quedarse en el trabajo tengan un espacio de trabajo aislado y puedan permanecer en condiciones de cuarentena, eso significa extender a todos y potencialmente trasladar a algunos miembros del equipo a un área de trabajo diferente. El objetivo principal es limitar el contacto físico entre los miembros del equipo tanto como sea posible.
8. Informe a sus clientes
Al cambiar al trabajo remoto, algunos procesos importantes basados en la oficina pueden no funcionar tan bien como antes, y algunos pueden estar completamente fuera de servicio. Si su empresa se basa en procesos de trabajo basados en la oficina, elabore una estrategia que informe a los clientes sobre cualquier problema con el soporte u órdenes de manera que demuestre sensibilidad ante cualquier problema potencial o frustración que esto cause. Esto es esencial para mantener una relación sólida con su base de clientes, incluso durante este momento difícil.
9. Educar a tu equipo
Finalmente, si tiene el tiempo y los recursos, eduque a los equipos sobre cómo trabajar eficazmente en condiciones remotas. Desde pautas específicas de la empresa y el trabajo hasta cómo organizar su jornada laboral y cómo hacer el cambio mental para trabajar fuera de la oficina, algo que a menudo (por error) se ignora.
Lo más importante es garantizar que su equipo esté seguro y bien durante este tiempo incierto. Le deseamos la mejor salud y esperamos que esta lista de verificación lo ayude a que su mudanza al trabajo remoto sea mucho más fácil.
Su equipo,
Bitrix24