¿Qué es un flujo de ventas y cómo funciona?

¿Qué es un flujo de ventas y cómo funciona?

Las ventas son fundamentales para una empresa. Aun cuando todas las demás acciones de la compañía funcionan correctamente (ya sea marketing, comunicación, recursos humanos, producción, etc.), si las ventas fallan, por algún motivo, la empresa está condenada al fracaso. En este sentido, es importante comprender qué es un flujo de ventas y cómo funciona.

Un entendimiento en profundidad del flujo de proceso de ventas te permitirá encontrar aquellas pequeñas perturbaciones que menoscaban las conversiones y, por lo tanto, disminuyen las ganancias de la compañía.

¿Qué es un flujo de ventas?

El flujo de ventas, llamado “sales pipeline” en inglés, es el camino que todas aquellas oportunidades de negocio deben transitar antes de convertirse efectivamente en ventas. Por supuesto, no todos los leads terminan convirtiéndose en clientes, ni todas las negociaciones se transforman en ventas.

El objetivo del proceso de ventas es mover las mencionadas oportunidades de una etapa a la otra, en búsqueda de lograr en última instancia una conversión. Entender el funcionamiento de cada etapa permite determinar cuáles son los posibles fallos para, así, modificar el actuar del departamento comercial e incrementar la cantidad de ventas cerradas.

¿Cómo funciona un flujo de ventas?

Ahora que ya ha quedado claro qué es un flujo de ventas, resulta esencial comprender el funcionamiento del mismo. Por supuesto, cada empresa es diferente y, por lo tanto, el flujo de ventas puede variar, aunque levemente.

Básicamente, se considera que un flujo de ventas tiene siete etapas: prospección, acercamiento, clasificación, exposición de la oferta, negociación, venta y servicio de posventa. Los prospectos irán avanzando por el flujo de ventas cuyo cuello se afinará como un embudo, dejando hasta el final a aquellos leads con mayores posibilidades de convertirse en clientes.

1. La obtención de prospectos, o prospección

El flujo de ventas se inicia mucho antes de una venta efectiva. De hecho, en esta instancia los comerciales se encargan de identificar a aquellos clientes potenciales, por ejemplo, a través de las consultas en redes sociales o en la página web.

Todas aquellas personas que han consultado los perfiles de la empresa o han buscado un producto de la compañía son susceptibles de convertirse en clientes y, por lo tanto, sus datos deben ser recogidos por la compañía. Cualquier oportunidad es importante. A este fin, nada mejor que contar el Bitrix24 Sales Intelligence que recopila rápidamente todos los datos de las campañas de marketing, además de almacenar los datos en el CRM.

2. El acercamiento a los leads

Una vez obtenido un listado de prospectos, se pasa a la segunda fase del flujo de ventas: el acercamiento. En este momento, el departamento de ventas contactará con los leads para determinar si existen oportunidades de conversión.

Este primer acercamiento puede realizarse por e-mail, teléfono o en persona. El uso de un software que incluya herramientas de comunicación, como es el caso de Bitrix24, puede simplificar el trabajo del equipo de ventas, sobre todo al estar conectado directamente al CRM para que todos los contactos queden efectivamente almacenados y se envíen propuestas comerciales personalizadas de forma automática.

3. La clasificación de los prospectos

Tras haber recabado mayor información sobre los diversos prospectos, llega el momento de comparar sus características con aquellas definidas con anterioridad para la buyer persona de la empresa.

A mayor cantidad de puntos en común, mayor es la probabilidad de que ese lead se transforme en cliente. La clasificación es una fase de enorme importancia y, de hecho, se trata justamente del cuello del embudo: en esta etapa, se achica el número de prospectos y solamente aquellos más ajustados al comprador ideal llegan a la siguiente fase.

4. La presentación de la oferta

En este punto del flujo de ventas, ya estamos dentro del cuello del embudo de ventas. Los prospectos más débiles han sido descartados y quedan solamente aquellos que, por algún motivo, se considera que responderían mejor ante la propuesta comercial de la empresa.

Ha llegado el momento de presentar la oferta de la compañía, siempre tomando en cuenta los datos recogidos en la plataforma CRM. Bitrix24, por ejemplo, facilita la creación de e-mails comerciales totalmente personalizados para aumentar las posibilidades de cerrar la venta. Aquellos prospectos interesados, finalmente, en la oferta pasarán a la siguiente fase.

5. La negociación

Los prospectos que llegan a esta etapa son muchísimos menos que los existentes al iniciar el flujo de ventas. La negociación implica la presentación del producto o servicio por parte del comercial, quien debe convencer al potencial cliente de que el mismo satisfará sus necesidades como ningún otro.

Los leads suelen presentar sus dudas y manifestar su indecisión llegado este punto. Es aquí, justamente, donde toda la información recabada y almacenada en el CRM cobra vital importancia, ya que cualquier pequeño detalle podría inclinar la balanza a favor de la empresa.

6. El cierre de la venta

Cerrar la venta implica lograr que el prospecto acepte todas las condiciones planteadas por la empresa, es decir, no solo el producto o servicio, sino también las condiciones generales de entrega, la garantía si la hubiese, y el servicio de atención posventa.

Cualquier pequeño error en esta fase del proceso podría echar para atrás el cierre de la venta. Por lo tanto, queda claro que se trata de una etapa muy delicada y que no se debería confiar en que la venta está afirmativamente cerrada hasta que se haya efectuado el pago.

7. El servicio de posventa

El flujo de ventas ha llegado a su final: la compra se ha producido con su respectivo pago. No obstante, aún queda monitorear el servicio de posventa para corroborar que el producto o servicio llega en buenas condiciones y en el tiempo prometido.

Los fallos de posventa pueden favorecer las solicitudes de reembolso y las devoluciones de productos. Por eso, no hay que descuidar al cliente una vez que ha pagado. De hecho, un buen servicio en esta instancia podría fidelizar a este cliente, brindando mayores ganancias para la empresa en el largo plazo.

Bitrix24, el mejor software para el flujo de proceso de ventas

Sales pipeline es un proceso largo y delicado que puede malograrse en cualquiera de sus sucesivas etapas. Por este motivo, optar por el uso de una plataforma de gestión de equipo de ventas y automatización de ventas puede ser lo que necesita tu empresa para controlar cada fase del proceso.

Bitrix24 es mucho más que un CRM y un gestor de flujo de ventas, ofrece soluciones de call center, variadas herramientas de comunicación para reuniones colaborativas, gestión de flujo de trabajo y de correo electrónico, gestión documental y de recursos humanos, facturación y mucho más.

De hecho, una de sus principales funcionalidades para el área de ventas es el Bitrix24 Sales Intelligence, que permite recopilar datos al instante de las campañas de marketing y los sitios web, para organizar un completo listado de prospectos y alimentar, así, el flujo de ventas.

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