En el mundo empresarial actual, las pequeñas empresas buscan soluciones eficientes que les permitan afrontar sus restricciones presupuestarias y sus necesidades de comunicación específicas, a la vez que se adaptan a su crecimiento. Por eso, muchas exploran alternativas a Microsoft Teams en un intento de encontrar aplicaciones que se adapten a sus requerimientos sin sobrepasar sus ajustados presupuestos.
Por suerte, la diversidad de plataformas para pequeñas empresas ha aumentado significativamente en los últimos años. Hoy en día, las diversas herramientas ofrecen funcionalidades que no solo simplifican la colaboración, sino que también optimizan la gestión de proyectos, la seguridad de datos y la eficiencia en el trabajo diario. Continúa leyendo para descubrir entre las opciones a Microsoft Teams aquella que mejor se acomode a las necesidades específicas de tu negocio.
El gigante tecnológico con base en Redmond, Washington, ha creado algunas de las herramientas más implementadas por las empresas en todo el mundo. Entre ellas, destaca Microsoft Teams, un software de colaboración para negocios que se ha extendido notablemente tanto entre grandes empresas como entre las pymes. Si bien es una opción sólida en el mercado, existen excelentes alternativas a Microsoft Teams que podrían ser lo que tu negocio necesita.
La aplicación en cuestión destaca por su completa integración con el software de su misma familia, como Word, Excel o PowerPoint. Su sistema de videoconferencia permite compartir pantalla y colaborar en documentos durante las reuniones. Chatea y crea canales para agrupar personas o proyectos. Por otra parte, Teams ofrece opciones para proteger los datos y cumplir con las regulaciones de privacidad y seguridad. No obstante, su interfaz es bastante compleja en comparación con otras soluciones de comunicación para empresas y requiere de bastantes recursos del sistema para funcionar correctamente. Por otro lado, al agregar a una persona a Teams, esta tiene acceso a todos los datos. Además, su plan gratuito es personal; esto significa que las pequeñas empresas deben suscribirse a un plan de pago, cuyo coste varía según las funcionalidades requeridas. Como ves, es posible que Microsoft Teams no sea la mejor opción para tu negocio. ¿Estás preparado para descubrir otras posibilidades?
Entre todas las alternativas a Microsoft Teams, Bitrix24 es una de las más elegidas por las pequeñas empresas, ya que es una de las herramientas de colaboración online más completas del mercado. A diferencia del software mencionado, ofrece una gran variedad de aplicaciones que van más allá de posibilitar la comunicación mediante videollamadas y chat. De hecho, puedes realizar también llamadas y videoconferencias en HD con certificado SSL. Durante las reuniones, emplea un fondo personalizado o el desenfoque para proteger tu entorno. Atribuye tareas directamente y redacta listas de verificación. Comparte pantalla, chatea o levanta la mano mientras participas de una reunión online y envía archivos, todo con una calidad superior manifiesta en un sonido nítido y una imagen clara. Bitrix24 detecta la conexión a internet lenta y ajusta el consumo de recursos para que nunca te veas afectado por estas fluctuaciones. Pero eso no es todo.
Bitrix24 incluye una potente herramienta de gestión de proyectos que te permite crearlos desde plantillas o desde cero. Asigna tareas, recursos y plazos, supervisa el progreso, establece hitos y programa recordatorios y notificaciones. Automatiza tareas repetitivas, como el envío de boletines corporativos y descuentos o flujos de trabajo. Determina las dependencias entre las tareas y visualiza los proyectos en un Cuadro Kanban o un Diagrama Gantt. Los compromisos pueden visualizarse en los calendarios personales, grupales e, incluso, empresarial. Gestiona contrataciones y la capacitación de empleados en un único lugar. Elabora presupuestos y crea facturas a partir de su potente CRM, que centraliza toda la información de clientes y proveedores, y además puede actualizarse durante una videollamada o videoconferencia sin problemas.
Simplifica el trabajo diario de todos los colaboradores de tu empresa al usar Bitrix24, con su almacenamiento online y los documentos que pueden editarse en tiempo real y de forma colaborativa. Otorga permisos de acceso y protege, así, los datos de tu pequeña empresa. Como ves, Bitrix24 es una de las opciones a Microsoft Teams más interesantes porque brinda una amplia gama de herramientas de comunicaciones unificadas para empresas que te permitirán centralizar la gestión integral del negocio. También puedes integrarla con una multitud de otras aplicaciones habituales entre las pequeñas empresas. Cuenta con un plan gratuito y diversos planes de pago, para que escojas el que mejor se adapte a tus necesidades y presupuesto.
La comunicación para pequeñas empresas puede cobrar una nueva dimensión al implementar Lark. Planifica una reunión directamente desde tu calendario e ingresa a ella desde dicha anotación. Una de las características más destacadas de esta plataforma es la incorporación de pizarras digitales, que se pueden utilizar tanto antes como durante las reuniones. Esta funcionalidad agiliza el proceso de intercambio de ideas, permitiendo a todos los participantes colaborar de manera visual en tiempo real.
Además, lo que realmente distingue a Lark de otras plataformas de comunicación empresarial es su capacidad para proporcionar traducciones automáticas y subtítulos. Este recurso resulta especialmente beneficioso para las empresas más pequeñas que cuentan con presupuestos limitados, ya que elimina la necesidad de contratar a un traductor externo y facilita la comunicación entre colaboradores que hablan diferentes idiomas. Su función Magic Share permite compartir imágenes y videos. También, puedes automatizar tareas comenzadas durante la reunión para favorecer la eficiencia y ahorrar tiempo. Genera y colabora en diferentes documentos, gestiona proyectos integralmente y crea una base de conocimientos. Puede emplearse en dispositivos de sobremesa y móviles, y cuenta con planes con costes variables según el tamaño de tu compañía.
ClickUp es una de las herramientas de colaboración online que podría ayudar a tu empresa a comunicarse más eficientemente. Al igual que las anteriores aplicaciones, tiene un chat incluido para llevar a cabo conversaciones de trabajo o informales. Su diferencia es que permite enlazar directamente a tareas dentro del flujo de trabajo, además de formatear el texto y crear notificaciones dentro del sistema de mensajería.
Trabaja en equipo y agrega comentarios que pueden ser editados, asignados y citados, además de respondidos. Graba vídeos con ClickUp para obtener una explicación visual de cómo llevar a cabo una tarea. Genera proyectos usando las plantillas incluidas y trabaja sobre las mismas. Automatiza tareas y optimiza flujos de trabajo. Tiene capacidades de correo electrónico y se integra con Zoom y Slack, además de con Microsoft Teams, entre otras apps. Ofrece un plan gratuito y suscripciones de pago.
Las pequeñas empresas que estén buscando un software de videoconferencia más personalizado y amigable deberían analizar Whereby; no en vano, es una de las mejores alternativas a Microsoft Teams. La app deslumbra con su enfoque en la integración sencilla y la facilidad de uso. Puedes integrar las llamadas de vídeo a tu sitio web o aplicación mediante API o SDK. También, podrías utilizar Whereby Meetings desde internet, sin necesidad de descargas. En este caso, tendrías un enlace que podrías compartir con los asistentes a la reunión. Merece la pena señalar que el link es siempre el mismo.
Whereby es elegido principalmente por los sectores de la telemedicina, la salud mental digital y el e-learning. Sin embargo, esto no significa que no puedas emplearlo en tu pequeña empresa como medio de comunicación con colegas, clientes y proveedores. La característica que más llama la atención es su completa personalización para que la experiencia de videoconferencia sea totalmente inmersiva en la identidad de marca. Finalmente, Whereby pone un fuerte énfasis en la seguridad y la privacidad al mantener la encriptación de todo el contenido. Ofrece un plan gratis para la app embebida y otro para la app online, además de una variedad de planes de pago.
Spike ofrece una amplia gama de características colaborativas, como llamadas de voz y videoconferencias, chat en tiempo real, grupos de trabajo, notas, gestión de tareas e intercambio de archivos. Su particularidad radica en que, a diferencia de las otras alternativas a Microsoft Teams mencionadas hasta el momento, su interfaz es similar a la del correo electrónico. De este modo, la curva de aprendizaje es mínima.
Visualiza tus correos electrónicos, tus tareas y tus chats en un único lugar. Comparte archivos al momento a través del chat, incorpora menciones o prioriza tareas o mensajes. Segmenta las comunicaciones en canales o carpetas. Usa la inteligencia artificial incorporada para mejorar tus emails o comunicaciones en tiempo real, incluso con aquellas personas que no usan Spike. Disponible con plan gratuito que incluye un email @spiketeam.com y 60 días de almacenamiento de conversaciones. Si necesitas mayores funcionalidades, deberás optar por una de sus suscripciones de pago.
Otra de las alternativas a Microsoft Teams que debemos analizar es Slack, la aplicación que se ha vuelto famosa entre los freelancers de todo el mundo al posibilitar la creación y la participación en diversos canales para gestionar más fácilmente clientes y proveedores. Organízate al desarrollar canales por temas, equipos de trabajo o proyectos. Así, la comunicación y la colaboración serán mucho más sencillas.
Utiliza su buscador para acceder a mensajes y archivos al instante. Extiende la colaboración más allá de los límites de tu pequeña empresa, invitando a proveedores a un canal mediante Slack Connect. Lleva a cabo llamadas mediante Slack Huddles (no ofrece la posibilidad de videollamadas) o comparte grabaciones de audio, vídeo o capturas de pantalla. Recibe notificaciones y programa recordatorios. Slack puede personalizarse e integrarse con diversas aplicaciones como Loom o Google Calendar. La herramienta se adapta al crecimiento de las empresas más pequeñas, al permitir crear canales ilimitados. Tiene un plan gratuito con funcionalidades limitadas, como un historial de mensajes de solo 90 días, y varios planes de pago.
Google Meet es una de las plataformas de comunicación empresarial más famosas del mundo y, por ende, no puede quedar fuera de nuestro listado de las mejores alternativas a Microsoft Teams. Como la mayoría de las anteriores aplicaciones, permite realizar reuniones a través de videollamadas y videoconferencias, y unirse a ellas desde diversos dispositivos. Los participantes pueden intercambiar mensajes durante los encuentros utilizando el chat y, también, compartir pantalla. Sin embargo, tiene algunas particularidades que la diferencian.
En primer lugar, al tratarse de un desarrollo de Google, tiene una integración perfecta con Google Workspace. De este modo, puede ser la mejor de las opciones a Microsoft Teams si tu pequeña empresa ya emplea Google Drive, Docs y Sheets. Podrás programar reuniones en un abrir y cerrar de ojos con Google Calendar y acceder fácilmente a todos los archivos y documentos desde Meet. Su interfaz es fácil de usar y permite reuniones de hasta 500 participantes. Si bien Google Meet funciona en cualquier navegador, como es de esperar, lo hace mejor en Google Chrome. Por último, ten en mente que Google Meet es, básicamente, una herramienta de comunicación con reducidas posibilidades de colaboración. Esto significa que, por el momento, no incluye gestor de tareas y proyectos, CRM ni otras aplicaciones útiles. Disponible en versión gratuita desde este año para todos.
Si nunca antes has escuchado hablar de Signal, presta atención porque se trata de una de las aplicaciones de comunicación para pequeñas empresas más utilizadas del momento. Llama por teléfono o inicia una videollamada individual o en grupo en una interfaz sencilla que cualquiera de tus trabajadores podrá manejar sin capacitación previa. Envía mensajes de texto, fotos, vídeos, notas e, incluso, otra clase de archivos multimedia.
Signal no fue desarrollado como un software pensado exclusivamente para empresas y esto tiene sus ventajas y desventajas con respecto a otras alternativas a Microsoft Teams. Por empezar, difiere en su enfoque en la privacidad y seguridad. Ofrece cifrado de extremo a extremo, respaldado por su protocolo de código abierto y no almacena ningún dato en los servidores de la app. Asimismo, no cuenta con opciones de colaboración como gestión de proyectos, marketing o ventas, como es el caso de Bitrix24. Sin embargo, podría resultar interesante si buscas una herramienta fácil de usar y gratuita.
Emplea el chat y las llamadas de video para comunicarte con tu equipo o crea una videoconferencia de hasta 100 participantes. Usa la pizarra, levanta la mano, comparte pantalla o pon un fondo para proteger tu privacidad. El moderador podrá, además, apagar el micrófono o remover participantes en caso de necesidad. Una característica interesante, y común con algunas alternativas a Microsoft Teams citadas, es la posibilidad de grabar las reuniones para compartirlas posteriormente con quienes no han podido asistir. Merece la pena destacar que no hay límite de almacenamiento de grabaciones.
Quizá, Zoho Meeting llame la atención principalmente por su modelo de precios adaptados al uso que le des a la aplicación. El sistema se llama Pay-as-You-Grow y marca la escalabilidad de la app. Por otra parte, se integra con una serie de apps de Zoho como Zoho Mail, Zoho Projects o Zoho CRM. Estas herramientas de colaboración online pueden ser lo que tu pequeña empresa necesita para ser más productiva. Ofrece un plan gratuito y varios de pago.
Rocket.Chat es una plataforma de comunicación en equipo de código abierto que se presenta como una de las alternativas a Microsoft Teams más interesantes. La app recibe mejoras continuas debido al trabajo de los más de 28.000 desarrolladores. En la actualidad, puedes realizar llamadas de voz y vídeo con posibilidad de compartir pantalla. Envía mensajes directos a los usuarios agregados, y menciona a individuos en conversaciones.
Al igual que Lark, Rocket.Chat incorpora una función de traducción. Ordena conversaciones según tus necesidades y usa la plataforma tanto en dispositivos móviles como de escritorio. Crea tareas y automatiza aquellas repetitivas. La seguridad de la app es alta, al contar con un paso adicional de verificación para completar acciones específicas. Eso sí, toma en consideración que su interfaz es un poco más compleja que la de otras soluciones de comunicación para empresas. Su versión gratuita puede ser suficiente para las empresas más pequeñas.
Los líderes de las pequeñas empresas, como tú, saben que las mismas se enfrentan a desafíos únicos, como la feroz competencia, obtener financiación y lograr la visibilidad de sus productos. En este contexto, buscar alternativas a Microsoft Teams puede ser una buena opción para encontrar aplicaciones que respondan a las necesidades específicas del negocio, sin sobrepasar el presupuesto de por sí limitado.
En el mercado, existen diversas plataformas de colaboración alternativas que pueden ofrecerte las funcionalidades que tu organización requiere para continuar creciendo. Entre ellas, Bitrix24 se alza como un software de colaboración para negocios completo que no solo puede simplificar la comunicación a distancia, sino también facilitar la colaboración, la gestión de proyectos y tareas, y mucho más. Además, es escalable y muy sencillo de usar. ¿Todavía tienes dudas? Crea tu cuenta de Bitrix24 hoy mismo y comienza a disfrutar de su amplia gama de herramientas de productividad.
¿Por qué las pequeñas empresas podrían buscar alternativas a Microsoft Teams?
Las pequeñas empresas podrían buscar alternativas a Microsoft Teams porque:
Sus presupuestos limitados no pueden afrontar las suscripciones de pago de Teams.
Necesitan plataformas que unifiquen más servicios.
Buscan opciones más intuitivas.
Quieren plataformas más escalables.
Desean tener acceso rápido al soporte al cliente.
¿Qué factores considerar al elegir una alternativa a Microsoft Teams para tu empresa?
Al elegir una alternativa a Microsoft Teams para tu empresa, deberías tomar en consideración los siguientes factores:
Necesidades de comunicación y colaboración específicas de tu pequeña empresa.
Presupuesto disponible.
Funcionalidades brindadas por cada plataforma.
Escalabilidad de la app para acompañar el crecimiento empresarial.
Nivel de integración con otras aplicaciones en uso por parte de los empleados.
Facilidad de implementación y necesidad (o no) de capacitación.
Soporte técnico.
Estándares de seguridad y privacidad.
Personalización de la aplicación.
Reseñas.
¿Cómo una plataforma de colaboración adecuada puede beneficiar a una pequeña empresa?
Una plataforma de colaboración adecuada puede beneficiar a una pequeña empresa de las siguientes maneras:
Facilita la comunicación y favorece el trabajo en equipo.
Disminuye el tiempo necesario para acceder a la información y aumenta la productividad.
Simplifica la adopción del trabajo remoto e híbrido.
Contribuye a una gestión de proyectos más eficiente.
Fomenta el libre intercambio de ideas.
Permite mantener organizados y fácilmente accesibles todos los documentos de la organización.
Acompaña el crecimiento de la empresa.
Incrementa la satisfacción tanto del personal como de los clientes.