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Top 15 herramientas para el control de asistencia de empleados en tu empresa
Opta por una herramienta de control de asistencia de empleados de calidad
El control de asistencia de empleados es una tarea fundamental para toda compañía. Contabilizar las horas trabajadas es la mejor forma de determinar el nivel de productividad de cada trabajador. Asimismo, te permite detectar posibles faltas de compromiso para con la organización y otras problemáticas que impactan en el absentismo de los empleados.
Años atrás, este registro de asistencia de los empleados se realizaba de forma manual. Para ello, era necesario destinar un trabajador específicamente a esta tarea. Lo cual implicaba un gran costo para la empresa y, también, un alto riesgo de error humano. En la actualidad, las diferentes soluciones de seguimiento de asistencia de empleados simplifican la recolección de datos, el proceso de pago de nóminas y la gestión general de los Recursos Humanos. Te contamos todo al respecto a continuación.
Top 15 herramientas para el control de asistencia de empleados en tu empresa
Olvídate de las interminables hojas de cálculo. No contabilices más las nóminas de forma manual. Minimiza los errores humanos utilizando un sistema tecnológico para el control de asistencia de empleados. En el mercado, existen muchas opciones que pueden ayudarte a llevar a cabo esta compleja y engorrosa labor.
Las herramientas de software disponibles ofrecen toda clase de funcionalidades. Algunas resultan completas y facilitan la gestión total de cada proceso organizacional, mientras que otras se centran únicamente en una porción de la misma. ¿Estás preparado para descubrir las mejores soluciones de seguimiento de asistencia de empleados?
Entre las múltiples herramientas de control de asistencia de empleados existentes en la actualidad, destaca Bitrix24 como una de las más completas e intuitivas de usar. En primer lugar, su gestor de tiempo de RR.HH. es totalmente personalizable. Puedes solicitar la marcación de entrada y salida, o no. La misma se realiza con un simple clic dentro de la app. Por otra parte, permite la configuración de horarios flexibles y, también, personalizarlos para cada trabajador. Puedes establecer una duración de jornada mínima y el horario que los empleados deben cumplir. Podrías excluir los fines de semana y los días festivos en la función de seguimiento. Esta puede resultar útil, especialmente si cuentas con trabajadores autónomos que se desempeñan desde diferentes partes del mundo. Podrás controlar las horas trabajadas, aceptarlas y generar una facturación por hora de manera fácil y rápida. La plataforma simplifica la asignación de roles y tareas e, incluso, de recursos. Asimismo, permite la incorporación de observadores de tareas, cuya función no es llevarlas a cabo, sino servir de guía o, simplemente, controlar el avance de las mismas.
Al contar con una función de seguimiento de tiempo visual, podrás monitorear el progreso de todos los miembros de tu equipo en un simple vistazo. Bitrix24 recoge continuamente información, permitiendo, así, conocer exactamente el tiempo dedicado a cada tarea. Esto colabora en la capacidad de adaptación de tu empresa al facilitar la toma de medidas relacionadas con retrasos en la consecución de las tareas, por ejemplo. Pero esto no es todo porque Bitrix24 es mucho más que un software de control de asistencia de empleados, se trata de una verdadera aplicación de gestión integral de la empresa. La plataforma ofrece calendarios personales y grupales, herramientas de comunicación, gestor de documentos, gestor de tareas y proyectos, CRM, centro de contacto completo, automatización de marketing y de ventas, y mucho más. Podrás centralizar todos los datos de tu compañía en un único lugar, accesible en premisa o en la nube. Bitrix24 cuenta con una versión gratuita y suscripciones de pago que ofrecen diferentes funcionalidades.
Al igual que Bitrix24, en Rippling es posible marcar el inicio y la finalización del día laboral con un simple clic desde un ordenador, una tableta o un teléfono móvil. Además, puedes configurar la exigencia del escaneo de un código QR o el fichaje con una fotografía selfie para garantizar que los compañeros no marquen el tiempo por otro empleado. También, puedes incorporar restricciones de geolocalización. Sobre la base de la información de horas trabajadas, el programa genera la facturación, una vez aprobadas las horas indicadas por cada trabajador. Sin lugar a dudas, es una forma sencilla de monitorear y controlar el día a día de los empleados, sobre todo en el caso de jornadas laborales por horas o turnos (como los puestos de atención al cliente).
Una de las ventajas de Rippling es la posibilidad de configurar automatizaciones personalizadas para tu empresa. De esta manera, si tu compañía ofrece un premio o beneficio extra por el trabajo en fines de semana o en horario nocturno, el mismo se sumaría de manera automática a la nómina. Puedes crear las reglas que mejor se adapten a tu organización. La app también envía avisos alertando si algún empleado está a punto de sobrepasar el límite de horas acordadas para que apruebes o deniegues la solicitud. Sin embargo, esta herramienta de registro de asistencia de los empleados no tiene suscripción gratuita.
Nowsta es una de las apps de seguimiento de asistencia de empleados más utilizadas por las empresas organizadoras de eventos, así como por hoteles y restaurantes. Se trata de una herramienta intuitiva que simplifica la gestión del tiempo de una gran variedad de empleados. Al usarla, podrás asignar tareas y programar la fecha y el horario en el que se llevarán a cabo. Luego, cada miembro del equipo de trabajo podrá marcar el momento de llegada y de salida. Los datos recabados se conectan directamente con la facturación, facilitando la creación y el pago de las nóminas. Esto es posible incluso en el caso de los trabajadores independientes contratados por hora. La plataforma recoge la información de horas trabajadas e indicadas en el reloj integrado, y genera directamente el pago. Asimismo, la aplicación elabora las nóminas añadiendo suplementos por trabajo nocturno o durante el día de semana, si fuese lo convenido.
Al asignar tareas, tienes la posibilidad de incluir direcciones. Estas pueden visualizarse dentro del mapa con GPS, lo cual ayuda a los trabajadores a llegar al sitio donde deben desempeñarse. En caso de existir diferentes turnos de trabajo, por ejemplo en caso de la atención al cliente o de meseros en un restaurante, es fácil visualizar los cambios y quién cubrirá cada horario. Dentro de la plataforma, podrás publicar puestos de trabajo, recibir candidaturas y escoger al empleado adecuado sobre la base de las reglas especificadas. Nowsta no cuenta con suscripción gratuita ni periodo de prueba.
El control de asistencia de empleados con Jibble es más que sencillo. Esta aplicación merece un lugar dentro de esta selección por ser gratuita, y perfecta si estás empezando tu negocio o deseas reducir gastos. Básicamente, es un reloj registrador que simplifica el tiempo de trabajo de tus empleados. De este modo, podrás controlar la asistencia y generar las nóminas de forma automática. Cada trabajador registra sus horas de entrada y salida desde un ordenador o un dispositivo móvil, ya sea desde la aplicación o desde el navegador. Su principal ventaja es, quizá, la posibilidad de contabilizar horas trabajadas incluso sin conexión a internet.
Puedes configurar el reconocimiento facial para evitar que un compañero marque el horario en lugar del trabajador en cuestión. Asimismo, su función GPS te asegura que los trabajadores se encuentran verdaderamente donde dicen estar trabajando. Otra buena opción, solo útil para oficinas, es configurar una única central para marcar el inicio y la finalización de la jornada laboral. Jibble envía recordatorios a cada trabajador para asegurar que recuerda marcar el inicio y la finalización de su horario.
Crea los horarios para tus empleados de manera personalizada desde Combo en solo unos clics. Ingresa la información de contratos de trabajo y convenios para que el programa pueda calcular, posteriormente, las nóminas a pagar. Asimismo, notifica directamente a tus equipos de la asignación de tareas. Cada miembro del equipo podrá registrar las horas trabajadas con el reloj de tiempo de la app.
Sin lugar a dudas, será útil para tu empresa contar con una opción para el control de asistencia de empleados como esta. Combo almacena los datos y colabora en una mayor transparencia a la hora de los pagos. Será la herramienta quien calcule directamente las nóminas y los ratios de productividad. Eso sí, no incluye un gestor de RR. HH. completo: entre otras funcionalidades, no puede ejecutar el pago de nóminas de manera directa. Sin embargo, se integra con otras plataformas. Combo no ofrece versión gratuita, pero sí un demo de 7 días para que decidas si quieres continuar con la app.
Entre las soluciones de seguimiento de asistencia de empleados diseñadas para pymes destaca Personio. Esta plataforma es una herramienta integral de RR. HH.; es decir, que abarca mucho más que un reloj para registrar las horas trabajadas. Sin embargo, está disponible solamente con suscripciones de pago. Con Personio, podrás generar flujos de trabajo con asignaciones de responsabilidades y, también, hacer un seguimiento del desempeño de cada trabajador.
Asimismo, simplifica el pago de nóminas en base a las horas contabilizadas con el reloj incluido en la aplicación y posteriormente aprobadas por la empresa. Facilita la contratación de trabajadores, el onboarding y offboarding, y la capacitación. Incluye una herramienta para la puesta en marcha de un servicio de atención al cliente y centraliza la información en un único espacio. Estos datos se pueden proteger para que ningún empleado acceda sin los permisos necesarios. Por último, se integra con algunas de las aplicaciones más utilizadas como Teams, LinkedIn o Gmail.
Si bien todas las herramientas de control de asistencia de empleados tienen puntos en común, no son todas iguales. Factorial simplifica la asignación de turnos, una de las tareas administrativas más complejas en restaurantes, hoteles y atención al cliente, por ejemplo. Más allá de permitir el registro de las horas trabajadas, la app permite administrar las ausencias de sus empleados. Recibe las solicitudes, pruébalas y deja que Factorial asiente la información para evitar errores de programación.
Uno de sus diferenciales es la posibilidad de organizar horas de descanso de acuerdo con los convenios locales. La herramienta te envía avisos si se produce alguna solicitud de cambios de turno o hay alguna incongruencia en la organización. Además, automatiza el pago de nóminas en función de las horas ingresadas y facilita la selección y contratación del personal. Incorpora la firma de documentos online a tu día a día de manera sencilla y maneja los gastos de la compañía de manera centralizada. Factorial funciona solamente con suscripciones de pago, aunque ofrece un periodo de prueba de 14 días en cualquiera de sus versiones.
Fluida es un sistema de seguimiento de asistencia de empleados que no requiere de credenciales. Su control de presencia SMART detecta qué empleados están en las instalaciones o conectados de forma remota a través de tecnologías como Bluetooth, GPS y NFC. De esta manera, podrás acceder a los datos en tiempo real. Asimismo, podrás organizar equipos de trabajo en diferentes ubicaciones o sedes empresariales.
Controlar las vacaciones y las bajas del personal será sencillo, así como recibir solicitudes de días libres o avisos de enfermedad. Podrás gestionar turnos diarios o semanales y pedidos de cambios de turno, además de controlar los gastos. La app brinda también informes personalizables para que puedas tomar decisiones. Quizá su mayor ventaja sea que puede utilizarse la misma interfaz en diferentes idiomas (español, inglés, italiano y francés), una buena noticia si tienes un equipo plurilingüe. Merece la pena señalar que no tiene sistema de facturación integrado, aunque puede conectarse con la plataforma que utilices mediante una API. No cuenta con versión gratuita.
El reloj de tiempo trabajado Buddy Punch puede ser lo que necesitas para llevar a cabo el control de asistencia de empleados en tu compañía. La aplicación no solamente recoge el tiempo trabajado, sino también el lugar desde donde trabajan, incluidos los empleados remotos. En este caso, es posible asignar direcciones IP específicas. Por otro lado, determina las horas extra. Esto simplifica el cálculo de la nómina a fin de mes. Por supuesto, la misma plataforma genera el pago sobre la base de los datos obtenidos.
Buddy Punch es, también, capaz de determinar el tiempo que cada empleado se ha tomado por enfermedad. Este dato puede servirte para determinar posibles causas de absentismo que perjudiquen la productividad. Asimismo, indica las vacaciones acumuladas y si el trabajador no está cumpliendo con sus horas estipuladas. Se puede sincronizar con QuickBooks, Paychex, Workday y otras aplicaciones. Su uso es posible desde el ordenador o dispositivos móviles, siempre con una suscripción de pago.
Synerion ofrece una amplia variedad de sistemas para el registro de asistencia de los empleados. Puedes recurrir a su reloj biométrico o su reloj para tableta. En ambos casos, el empleado podrá indicar el inicio y la finalización de su labor, así como cambiar de trabajo fácilmente. Al usar el reloj biométrico, aumentas el nivel de seguridad, ya que el mismo usa reconocimiento facial o dactilar.
Al igual que otras soluciones de seguimiento de asistencia de empleados, Synerion cruza los datos almacenados de vacaciones y ausencias programadas con las horas trabajadas. Calcula la nómina y determina variaciones relacionadas con los convenios laborales de cada lugar. Asimismo, automatiza el pago de las nóminas para minimizar errores humanos. La plataforma es de pago, con un precio mínimo por empleado por mes.
La inteligencia artificial se pone a tus pies con Replicon, una plataforma capaz de capturar datos de horas trabajadas de más de 100 aplicaciones diferentes, como Asana, Slack o Zoom. De este modo, le das la libertad a tus trabajadores de utilizar la app que prefieran y recoger los datos con tu sistema de control de asistencia de empleados centralizado. Esta opción es muy interesante, si contratas empleados freelancer que ya tienen sus propios métodos de monitoreo de tiempo trabajado.
Replicon reúne toda la información recopilada en hojas de tiempo que cada empleado puede revisar antes de enviar. Posteriormente, tú deberás aprobar el tiempo trabajado, antes de iniciar el pago de las nóminas. El software verifica el cumplimiento de las leyes según la ubicación geográfica, observando el salario mínimo, el tiempo libre y las horas extras. Su mayor diferencial es que no almacena datos de empleados en todas las aplicaciones para que cumplas con las normativas de privacidad. Está disponible con suscripción de pago.
El control de asistencia de empleados de BambooHR es similar a los descritos anteriormente. El software se descarga en el dispositivo de cada trabajador y el mismo oprime un botón para iniciar o finalizar la jornada laboral. BambooHR cuenta con función GPS para determinar desde dónde se conectan los trabajadores. Asimismo, estos tienen la posibilidad de editar sus horas y corroborar el tiempo trabajado para cada tarea o proyecto en particular. Esto significa que existe un gestor de tareas y proyectos integrado en la app. Una vez enviadas, las hojas de tiempo deben ser aprobadas antes de que la app pague la nómina.
Quizá la funcionalidad más destacable sea «Bienestar de los empleados». La misma facilita el monitoreo de la satisfacción de tus trabajadores. Cada miembro del equipo puede compartir cómo se siente con respecto a su tarea, sus compañeros y la organización en general en un simple clic. De este modo, se facilita el proceso de creación y manutención de una cultura positiva que reduzca el agotamiento y la rotación de empleados. Por último, cabe señalar que es posible gestionar vacaciones y tiempo libre a través de la misma plataforma. Todos los paquetes disponibles son de pago.
Como su nombre lo indica, QuickBooks es una buena manera de centralizar la contabilidad de tu compañía. Asegúrate de llevar el control de asistencia de empleados con este reloj que cada trabajador puede iniciar y finalizar desde su dispositivo preferido. Maneja proyectos, asigna tareas y responsabilidades, y visualiza el avance de los mismos desde la plataforma. Gestiona cambios de turnos y reasigna recursos fácilmente.
Por otra parte, QuickBooks se integra con tu aplicación preferida para el pago de la nómina; es decir, la misma se pagará automáticamente sobre la base de la información recabada. Además, es posible recibir también pagos de clientes. Estos se incluirán automáticamente en los libros contables que gestiona QuickBooks, al igual que los impuestos a pagar. Finalmente, accede a los reportes del software para descubrir dónde se destinan más recursos y de qué manera aumentar la productividad. Los planes disponibles son de pago.
Este rastreador de tiempo se inicia con un clic y realiza un seguimiento de las tareas que el empleado lleva a cabo. Por supuesto, genera automáticamente una entrada de tiempo que es ajustable, personalizable y editable. Quizás una de sus funciones más llamativas sea el seguimiento basado en palabras clave. El mismo permite configurar las tareas y las palabras clave específicas de cada proyecto para que el trabajador no deba cambiar manualmente de proyecto.
Esta app de registro de asistencia de los empleados recolecta información sobre el uso del tiempo efectuado por cada trabajador. Así, podrás observar qué tareas demandan más recursos y buscar opciones de automatización para incrementar la productividad. Los recibos de pago se generan de forma automática en relación con las horas trabajadas y la app calcula los impuestos según el país. Por otro lado, también es posible enviar facturas a clientes y recibir pagos a través de una integración con PayPal. Podrás controlar las solicitudes de vacaciones y tiempo libre, aprobarlas y contabilizarlas dentro de la nómina. Cuenta con una versión gratuita y dos de pago.
El último software de control de asistencia de empleados que queremos abordar es Rehappen. Esta plataforma se enfoca específicamente al control de las bajas por enfermedad de los empleados. La misma no solo aúna en un único lugar todas las bajas y días por enfermedad de tu plantilla, sino que analiza los datos.
Así, obtendrás un completo análisis de los costos médicos y el absentismo de los empleados, tanto a nivel individual como grupal. Esto te ayudará a detectar incrementos del absentismo relacionados con problemas que, en realidad, nada tienen que ver con enfermedades reales. Está disponible solamente con suscripción de pago.
Como has podido ver, existen numerosas soluciones de seguimiento de asistencia de empleados. Sin embargo, la gran mayoría requiere de una suscripción de pago. Asimismo, muchas de ellas se enfocan principalmente en un servicio específico, como el rastreo de horas trabajadas, y no brindan una oferta integral.