En la actualidad, cada vez son más las empresas que incorporan empleados de manera remota y deben llevar a cabo lo que se conoce como digital onboarding. Básicamente, se trata de guiar al empleado a través de herramientas virtuales para que se sienta acompañado y sepa a quién recurrir en caso de tener necesidad.
El día de incorporación de un nuevo empleado suele ser un momento de gran nerviosismo, así como los días e, incluso, las semanas sucesivas hasta que comprende su función, conoce los procedimientos a seguir y a quién acudir para solicitar ayuda. Sin lugar a dudas, se trata de un proceso que requiere de una gran personalización y empatía, más aún en una forma de trabajar cada vez más virtual.
¿Qué es el digital onboarding?
El digital onboarding es el proceso virtual de adaptación pensado para facilitar la integración e incorporación del nuevo empleado a su puesto de trabajo y a la cultura de la organización. De manera general, engloba todas las acciones que una compañía lleva a cabo para que los nuevos empleados se sientan cómodos e incluidos, de manera tal de aumentar el rendimiento laboral.
Al tratarse de un proceso que se lleva a cabo en el mundo online, es necesario que las personas participantes sean comprensivas, además de contar con las herramientas de comunicación necesarias para generar una relación fluida con el nuevo integrante de la empresa. La estructuración de este proceso es vital para que sea eficaz y realmente sirva para transmitir los valores corporativos, brindar acompañamiento y contención, así como facilitar la integración.
El digital employee onboarding debería formar parte de la estrategia general de la organización para dar la bienvenida y lograr una adaptación rápida y eficaz de los nuevos miembros. Dicho esto, deberías considerar informar a todos los miembros de la organización sobre las acciones a llevar a cabo para este fin, particularmente a quienes tendrán un contacto directo con el recién llegado.
Así, el digital employee onboarding deja de ser materia exclusiva del departamento de recursos humanos para pasar a ser un proceso global que facilita la incorporación de trabajadores, les abre las puertas de la organización y evita el aislamiento. Veamos juntos 7 consejos para un proceso eficiente y eficaz.
El trabajo en oficina facilita la comunicación y el establecimiento de lazos entre los empleados. Al hablar de digital onboarding hay que tomar en consideración que el nuevo empleado no cuenta con redes de apoyo, más allá de las que tu empresa le ofrezca.
Por este motivo, es vital contar con herramientas de comunicación bidireccional, como Bitrix24, que le permitan consultar a compañeros y superiores todas las dudas, además de servir como contención y medio para forjar relaciones humanas. Para que estas herramientas realmente contribuyan a tal fin, el responsable de RR.HH., los superiores e, incluso, los pares deberían contactar de forma regular con el recién llegado para brindarle orientación y, también, hacerle sentir acogido.
Al llegar a una nueva empresa, el recién llegado seguramente tendrá cientos de dudas referidas a su puesto, a los procedimientos e, incluso, a los softwares utilizados. Así, las sesiones de formación y el acceso a un manual empresarial se convierten en herramientas vitales para vencer el nerviosismo de los primeros tiempos.
Las reuniones de formación sirven para orientar a los nuevos empleados, además de brindar la posibilidad de presentarse y conocer a los demás miembros del equipo de trabajo. Estas sesiones deberían llevarse a cabo los primeros días tras la incorporación así como también incluir documentos escritos que puedan consultarse posteriormente en la base de conocimiento de la empresa.
El trabajo online requiere de una preparación un poco diferente al trabajo en oficina tradicional. No obstante, al recibir a un nuevo empleado siempre es necesario preparar sus dispositivos (ordenador con software actualizado, claves de ingreso a las diferentes plataformas, etc.).
En el caso particular de un trabajador remoto, es de vital importancia que se generen las claves de seguridad antes de su incorporación y se prepare un documento con toda la información, además de corroborar que la persona cuenta con los dispositivos y softwares necesarios para llevar a cabo sus tareas. En el caso de que la empresa provea los dispositivos, la entrega debe programarse un par de días antes del inicio de actividades.
Una parte importante del digital onboarding es la organización de cafés, almuerzos y reuniones virtuales pensadas para formar equipo. Más allá de los encuentros requeridos por las actividades laborales, los encuentros informales permiten que los empleados se conozcan e interactúen entre sí formando lazos.
El empleado nuevo necesita de estos espacios para entrar en contacto con los demás miembros de su equipo o departamento y sentirse, así, bienvenido. El responsable de RR.HH. o el gerente del departamento debería encargarse de planificar estos intercambios informales para calmar los temores que pueden surgir al iniciarse en un nuevo puesto laboral.
Más allá de los encuentros pensados para generar sentimiento de pertenencia y fomentar las relaciones cordiales y amistosas entre los miembros de la empresa, un digital employee onboarding eficiente requiere de reuniones formales periódicas.
Programar un encuentro una o dos a la semana en el calendario, le da la posibilidad a la nueva incorporación de realizar consultas específicas, evacuar dudas y recibir feedback sobre su desempeño de manera privada y sin exposición frente a sus compañeros, disminuyendo así el nerviosismo y aumentando la confianza personal.
El trabajo online puede resultar difícil para un nuevo empleado al prescindir del contacto cara a cara que permite generar lazos cotidianos y confianza de manera más rápida. Por este motivo, determinar quién será el mentor del recién incorporado puede ser fundamental.
El mentor estará disponible para asistir al nuevo trabajador en todo lo que este necesite, no solo a nivel laboral sino también como un sostén emocional frente a su ajuste a la nueva cultura empresarial y los cambios. Esta figura debe elegirse con cuidado, ya que deberá ser una persona capaz de empatizar a través de una pantalla y de estar disponible online todos los días.
Otro de los desafíos que plantea llevar a cabo un onboarding digital es alcanzar el nivel de motivación necesario para que el nuevo empleado coloque todo su esfuerzo en alcanzar las metas organizacionales. Para ello, es importante que el principal responsable de su bienvenida sepa transmitir los valores corporativos.
Asimismo, la presentación de los diferentes beneficios laborales disponibles para los empleados de la compañía o, incluso, la entrega de pequeños obsequios de bienvenida pueden colaborar para que el nuevo empleado se sienta valorado y cómodo.
Llevar a cabo el proceso de adaptación e integración de un nuevo empleado a la cultura organizacional de manera virtual puede ser un verdadero desafío. El mismo puede sortearse a través de la organización, la planificación y la estructuración paso a paso del proceso.
El uso de softwares completos que incluyan diversas posibilidades de contacto bidireccional y centralicen toda la información de la compañía en un único lugar, como es el caso de Bitrix24, puede ayudar a llevar a cabo un digital onboarding exitoso. ¿Te animas a probar esta herramienta?