Seguramente te has preguntado más de una vez cómo gestionar varios proyectos de forma efectiva. ¿Has encontrado ya la respuesta? Lo cierto es que esta duda es común a la gran mayoría de los managers de proyectos. De hecho, son pocos los responsables que gestionan un único proyecto. Lo habitual es que debas encargarte de una variedad de proyectos de manera simultánea. Y ahí está el peligro: ¿de qué manera puedes estar siempre al tanto de los avances y las problemáticas de cada uno de ellos? ¿Cómo manejar múltiples plazos sin perder nada de vista?
Administrar múltiples proyectos no es tarea sencilla, sobre todo si las fechas de entrega se superponen. El estrés derivado de este trabajo va en aumento de la mano del incremento de proyectos a gestionar en paralelo. Lo sabemos. No obstante, te recomendamos que respires profundo y te relajes porque vamos a compartir contigo 9 estrategias fundamentales que te ayudarán a dar respuesta de forma concluyente a tu pregunta: ¿cómo gestionar varios proyectos a la vez?
El primer pilar para responder a cómo gestionar varios proyectos es la centralización de toda la información; es decir, de todos los proyectos que se desarrollan simultáneamente. Para ello, deberías contar con una plataforma de gestión de proyectos. De esta manera, podrás planificar y dejar asentado todo detalle para la correcta ejecución de las tareas y el seguimiento de las mismas.
En el mercado, existen diferentes aplicaciones para este fin. Según sean tus necesidades, podrás escoger la que mejor se adapte a tu empresa. No obstante, resulta vital que ofrezca posibilidades de colaboración y que su uso sea intuitivo. Bitrix24, por ejemplo, facilita la planificación y la gestión de todos los proyectos de manera centralizada. Asignar responsabilidades, fechas de entrega y recursos nunca antes fue tan sencillo.
Cada proyecto tiene especificaciones particulares que hay que respetar para que llegue a buen puerto. ¿Cómo administrar múltiples proyectos simultáneamente? Una excelente manera de hacerlo es creando una hoja de ruta especial para cada uno de ellos. La misma servirá de guía a lo largo de toda la ejecución y permitirá cumplir con las expectativas en tiempo y forma. En primer lugar, define los objetivos y asegúrate de que cada miembro del equipo de trabajo los comprende.
Luego, divide el plan en tareas y subtareas, y no olvides determinar prioridades y dependencias. Una vez hayas definido tu plan de acción, llega el momento de asignar responsabilidades y fechas de entrega. En este punto, presta atención a la carga laboral de cada empleado para repartir equitativamente las tareas. Para evitar olvidos y malentendidos, es recomendable ingresar toda esta información en una herramienta organizativa del trabajo colaborativo. El uso de diagramas de Gantt y tableros Kanban puede ser útil debido a su facilidad de comprensión y notable visualización de dependencias.
Si bien todo proyecto reviste cierta importancia para tu empresa, no todos tienen el mismo impacto en la misma.
Algunos se alinean de manera directa con los principales objetivos de tu compañía y, por lo tanto, deberían ser considerados en relación con esta circunstancia. ¿Por qué? Sencillamente, porque estratégicamente su impacto será mayor que el de otros. Por este motivo, puede ser interesante señalar a los trabajadores que este es el proyecto estrella. Si bien se espera que cumplan con todos los proyectos, a ese deberían dedicarle su máximo esfuerzo.
Pero eso no es todo. Asimismo, dentro de cada proyecto existen tareas madre o troncales, tareas dependientes y, también, tareas repetitivas. Identificar cada una de ellas es esencial para brindarle el tratamiento que merece. En un primer momento, deberían llevarse a cabo todas las tareas secundarias de las que dependen las tareas madre. Esto se debe a que si las primeras no se finalizan, las segundas tampoco podrán ser exitosas. En cuanto a las tareas reiterativas, la mejor opción es automatizarlas en la medida de lo posible.
Los cambios en el entorno pueden afectar a un proyecto. Así, puede ser necesario adaptar el plan de acción o, sencillamente, modificar algunos procesos para poder cumplir con la fecha de entrega del proyecto. Aun si has preparado un plan de contingencia, los imponderables pueden llevarte a tener que cambiar lo planificado. Mantén la mente abierta y tu capacidad de adaptación a punto. ¿Cómo gestionar varios proyectos que cambian a la vez? Con paciencia, trabajo en equipo y esfuerzo.
Cuando las prioridades de un proyecto, o de varios, cambian, es necesario plantear nuevas prioridades, reorganizar equipos de trabajo y recursos, y continuar con la tarea. Por supuesto, es más fácil actuar eficiente y rápidamente ante esta situación si tienes acceso inmediato a la información. Por eso, la centralización de datos mencionada anteriormente resulta imprescindible. Esta te permitirá visualizar de qué manera reprogramar las tareas en función del nivel de ocupación de cada empleado y las necesidades de cada proyecto.
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Dirigir diversos equipos de trabajo en paralelo no es una tarea fácil. Para gestionar varios proyectos a la vez y ser un líder exitoso, fomenta la comunicación bidireccional fluida. Es importante que cada trabajador te vea como un guía y sienta que puede recurrir a ti para obtener un consejo. Por tu parte, escuchar activamente a tus empleados y hablar con ellos regularmente favorecerá el seguimiento y el control de las tareas. De este modo, podrás estar siempre al tanto de lo que sucede y, así, podrás tomar decisiones informadas.
Igualmente, todo miembro de un equipo de trabajo de un proyecto debería poder visibilizar cómo su labor contribuye al proyecto en general. Comunicar los objetivos particulares y generales de manera clara ayudará a que cada empleado sea consciente de la importancia de su tarea. A este fin, puedes confiar en diversas herramientas de comunicación como el chat, el correo electrónico, las llamadas y, por supuesto, las videollamadas. Estas últimas son ideales para las reuniones de equipo. Finalmente, asegúrate de que cada trabajador registra los avances en sus tareas para que sus compañeros puedan visualizarlas.
Uno de los principales problemas sobre cómo administrar múltiples proyectos de manera efectiva es la sobrecarga de tareas de los empleados. Esto suele acontecer cuando los proyectos se gestionan de manera separada, sin una adecuada centralización de la información. En esos casos, resulta casi imposible vislumbrar la carga laboral de cada trabajador. De esta manera, algunos pueden enfrentarse a interminables listas de tareas a completar, sin suficiente tiempo para hacerlas antes del deadline. No es raro, entonces, que se produzcan demoras o entregas de trabajos deficientes.
Para minimizar el riesgo de que tus empleados se vean saturados de tareas, no dudes en implementar un gestor de tareas y proyectos. El mismo contribuye a detectar en un simple vistazo toda clase de conflictos en los cronogramas de entregas, además de a los empleados con excesiva cantidad de asignaciones. Por otra parte, podrás reasignar tareas en un simple clic y asegurarte, en última instancia, de que toda tarea será realizada perfectamente. Por otro lado, podrás escalonar de manera sencilla los inicios de proyectos y marcar tareas duplicadas entre dos o más proyectos para que las mismas se ejecuten a tiempo.
¿Cómo gestionar varios proyectos a la vez? Sencillamente, a través de una organización al milímetro. No puedes dejar lugar a la improvisación cuando quieres llevar a buen puerto a diferentes proyectos en paralelo. Una estrategia muy utilizada es trabajar por bloques de tiempo. Planifica tu día a día sobre la base de bloques temáticos, actividad o proyectos. Esto contribuirá a una mayor concentración y un mejor aprovechamiento del tiempo. ¿Otro consejo? Programa una alarma que indique que el tiempo determinado para dicho bloque ha finalizado.
Ya sea que trabajes por bloques o por prioridades, opta por un calendario que permita sincronizar tus compromisos con aquellos de los miembros de tu equipo. Por supuesto, más allá de la implementación de calendarios, resulta fundamental que determines fechas de entrega a cumplir tanto para ti como para los miembros de tu equipo. El uso de plazos de entrega intermedios te ayudará a visualizar los avances de cada tarea y, por ende, la manera en la que se cumplimenta cada proyecto. Para maximizar la eficacia, plantea fechas de entrega regulares para estas entregas parciales y utilízalas para brindar apoyo y feedback que contribuya al éxito.
El uso de la tecnología puede ser beneficioso para ti, como líder, al permitirte delegar tareas al empleado adecuado en solo un par de clics. No obstante, delegar implica mucho más que solicitar que se lleven a cabo unas tareas y brindar la fecha de entrega. Si deseas realmente evitar la microgestión, deberías dejar la responsabilidad completamente en las manos del trabajador.
Esto no significa que te desentiendas de los avances ni de las problemáticas, sino simplemente que ocupes un espacio de consultor. Tu rol es de guía y, por supuesto, de seguimiento. Delegar de esta forma favorecerá que puedas concentrarte en lo que resulta realmente importante: la visión estratégica y la toma de decisiones. Por otra parte, los empleados se sentirán más confiados, podrán tomar sus propias decisiones y poner a prueba su creatividad. Por otra parte, mantén los reportes de desempeño de tus empleados actualizados para, así, evaluar aquellos puntos en los que es posible mejorar y maximizar la productividad.
Idealmente, podrías utilizar las plantillas básicas de tu gestor de proyectos para elaborar una adaptada a tu empresa. De este modo, podrías almacenarla y, simplemente, duplicarla para cada proyecto, modificando lo que fuese necesario. Sin lugar a dudas, podrías disminuir errores y pérdidas de tiempo con este enfoque.
Al trabajar sobre plantillas, minimizarás la posibilidad de olvidar algún punto de importancia, además de que corroborarás que se utiliza un flujo de trabajo que fue probado y resultó exitoso. Algunas herramientas de software, como es el caso de Bitrix24, permiten que personalices las plantillas y las almacenes en el sistema para su posterior uso.
¿Aún te preguntas cómo gestionar varios proyectos? La mejor manera de hacerlo es recurriendo a una herramienta que contribuya al almacenamiento y orden de un gran volumen de información. Asimismo, esta plataforma debe incluir aplicaciones de planificación y organización de tareas.
El uso habitual de calendarios compartidos y la creación de diagramas de Gantt y tableros Kanban minimiza el riesgo de superposición de tareas, olvidos y despilfarro de tiempo y otros recursos. Bitrix24 es la mejor herramienta para administrar múltiples proyectos, ya que no solo incluye todas las herramientas mencionadas, sino muchas más. Entre ellas, se encuentra un completo CRM, un contact center y un creador de sitios web, además de cientos de integraciones.