Las reuniones laborales forman parte de los compromisos cotidianos de todos los profesionales, ya sea que trabajen en una oficina o de manera remota. Si te estás preguntando cómo tomar notas en una reunión de forma eficaz, presta atención porque analizaremos esta cuestión en profundidad.
Tomar apuntes sobre lo hablado y sucedido en cada uno de los encuentros formales de los miembros de tu empresa te permitirá compartir fácilmente la información con aquellas personas que no han podido estar presentes, además de llevar a cabo un seguimiento pormenorizado de las temáticas tratadas.
El proceso de toma de notas no implica únicamente el registro de lo que se dice, sino también pasar en limpio los datos recabados para, así, generar un registro histórico que sea accesible a cada una de las personas, haya o no estado presente en dicha reunión.
Por supuesto, es posible hacerlo con papel y bolígrafo, a la vieja usanza, o a través del uso de una aplicación de notas para reuniones. De cualquier manera, es imprescindible tomar en consideración algunos consejos para que la captura de información sea de utilidad.
Si te estás preguntando cómo tomar apuntes en una reunión de trabajo de forma práctica y sencilla, las recomendaciones que expondremos a continuación te permitirán hacerte una buena idea al respecto. Sin lugar a dudas, la toma de notas es una de las principales técnicas de la escucha activa y no solo es una buena práctica de cara al registro de lo sucedido en un meeting, sino también como método para mantener la concentración.
La toma de apuntes requiere de una implicación absoluta con lo que se está hablando y, por lo tanto, es altamente recomendable para todos los participantes. No obstante, una persona debe ser señalada como la encargada de esta actividad para que después ingrese la información en el sistema para posteriores búsquedas.
El primer paso que responde a la pregunta “cómo tomar notas en una reunión” es tener preparado con anterioridad una orden del día que incluya la información básica del encuentro, es decir, fecha y horario del meeting, lugar de encuentro, personas invitadas y el propósito de la reunión.
Esta información básica permite comenzar a organizar la estructura de la toma de notas y puede realizarse tanto a mano como mediante el uso de una aplicación de notas para reuniones. En este último caso, la ventaja es que no se necesitará transcribir esta parte tras el meeting.
Una vez iniciada la reunión, es primordial que se consignen las informaciones básicas mientras la persona a cargo del encuentro saluda a los participantes. Así, quien toma notas debe dejar constancia de quiénes son las personas que comparecieron a la reunión y quiénes no.
Asimismo, anotar el horario de inicio del encuentro y cualquier irregularidad es vital para todo registro oficial de una compañía. De esta manera, debería quedar constancia si un asistente llegase tarde o si se retirase antes, al igual que si la reunión se demorase por alguna cuestión, o si se produjeran problemas técnicos.
Uno de los mejores consejos cuando se recomienda cómo tomar notas en una reunión es llevar a cabo una clara estructuración de los apuntes que permita una mejor comprensión posterior al meeting. La toma de notas desordenadas dificulta el pasaje en limpio e, incluso, puede prestarse a confusiones.
A la hora de apuntar las informaciones, coloca en primer lugar la temática que se va a tratar a modo de título y entre guiones o paréntesis quién ha sido que ha planteado la problemática o el tema. Luego, realiza apuntes de lo hablado, incluyendo o no a los participantes según sea relevante. Al terminar un tema, traza una línea y coloca un nuevo título.
Tomar notas no implica escribir absolutamente todo lo que se dice en un meeting laboral, ni tampoco apuntar frases completas. De hecho, los expertos recomiendan realizar cuadros con flechas que indiquen causas y consecuencias y prescindir de adjetivos y artículos.
La información recabada debe ser pertinente y relevante tanto para los participantes de la reunión como para quienes no han podido asistir y, por lo tanto, debe evitarse la reiteración de conceptos o las notas de información que no aportan datos.
Sin importar si el encargado de tomar notas se ha decantado por el papel y el bolígrafo o por una aplicación para tomar notas de reuniones, resulta vital que cuente con su propio sistema de codificación que le permita anotar datos de importancia con símbolos o abreviaturas.
La codificación es uno de los puntos vitales cuando se aconseja sobre cómo tomar apuntes en una reunión de trabajo, ya que permite disminuir los tiempos a la hora de apuntar los datos, además de facilitar que la persona encargada no pierda información pertinente mientras anota algo anterior. Por supuesto, siempre es posible solicitar una repetición en caso de ser necesario.
Utilizar una aplicación de notas en reuniones puede ser un acierto al reducir el tiempo necesario para transcribir lo dicho y sucedido a un documento virtual. No obstante, cabe remarcar que en este caso la persona encargada debe tener buen manejo de la app escogida, así como conocimientos de mecanografía para no ralentizar la reunión al solicitar repeticiones.
Bitrix24 dispone de integraciones con diversas herramientas, entre las que destaca Evernote, uno de los principales software para tomar notas en reuniones, que puede sincronizarse con diferentes dispositivos y con la nube y, también, es compatible con Windows, Apple y Android.
Una vez finalizada la reunión, lo ideal es pasar en limpio las notas lo más rápido posible, mientras los datos estén frescos en la mente de quien los ha anotado. Esto favorece que el encargado de las notas complete informaciones sobre la base de sus recuerdos.
A la hora de realizar esta actividad, lo más conveniente es seguir el desarrollo temporal y natural de la reunión, colocando títulos y subtítulos cuando sea necesario y desarrollando las informaciones de forma completa, pero sucinta y sin implicaciones personales.
Tras pasar en limpio los datos recabados durante la reunión, se debería realizar una relectura en profundidad mientras se consultan nuevamente las notas para asegurarse de que no faltan datos de importancia ni se han cometido errores de conceptualización ni tipeo.
Una vez aprobada la versión final, el archivo puede subirse a la intranet. Este último paso es muy práctico, ya que sirve como registro oficial de lo acontecido, además de facilitar la consulta por parte de todos los miembros de la empresa y asienta las tareas futuras con sus respectivos responsables de forma clara, para que puedan incorporarse posteriormente a la aplicación de gestión de tareas, como es el caso de Bitrix24.
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