Básicamente, realizar la estimación de recursos de un proyecto y su posterior asignación te permitirá detectar irregularidades así como evitar despilfarros que dañen, en última instancia, el trabajo en conjunto. Sin lugar a dudas, se trata de la mejor forma de organizar el proyecto desde el primer momento. No obstante, decirlo es más sencillo que hacerlo.
Descubre, a continuación, la mejor manera de llevar a cabo la gestión de recursos.
Toda empresa cuenta con recursos limitados. Sacarles provecho a los mismos es el fin último de una buena gestión de recursos. En este sentido, el objetivo de esta tarea es elaborar planes y procesos adecuados para llevar a cabo el mejor trabajo posible con los recursos disponibles.
Una detallada planificación y ejecución de un proyecto favorecerá el uso responsable de los recursos, permitiendo que el mismo se mantenga dentro de los costes estimados y se alcance el éxito. A continuación, podrás descubrir 10 consejos para la planificación de recursos de un proyecto que te ayudarán a llevar a tu empresa al próximo nivel de eficiencia.
El primer paso para una eficiente planificación de recursos de un proyecto es lograr el respaldo de la empresa para con tu proyecto. Tanto si eres el propietario de la compañía como un gerente, será necesario que sientes las bases de la importancia de la tarea que tienes entre manos para que nadie tenga dudas de los beneficios que la misma acarreará a corto, mediano y largo plazo.
De esta manera, evitarás la aparición de rumores en relación con la asignación de recursos en un proyecto que has decidido que es de vital importancia para la empresa. Cuando los empleados comprenden el alcance de un proyecto y la ganancia económica o en imagen que es posible obtener, se minimiza el riesgo de suspicacias que podrían dañar el trabajo en equipo.
En el momento de iniciar la planificación de un proyecto, resulta imprescindible llevar a cabo una concienzuda estimación de los recursos del proyecto, es decir, de aquellos necesarios para alcanzar los resultados esperados en el tiempo deseado.
Para ello, como responsable del proyecto deberías preparar un listado de todas las tareas y subtareas implicadas. Es importante que seas exhaustivo en este punto para obtener, sin lugar a dudas, todas las acciones que deberán llevarse a cabo durante el proyecto. Un Diagrama de Gantt puede ser de gran utilidad en este caso, ya que el favorece la creación de tareas principales y secundarias, con dependencias entre las mismas, y de forma muy visual..
Una vez tengas dicha lista, desmenuza cada actividad tomando nota de los recursos humanos, materiales y financieros requeridos para finalizarla con éxito. Este proceso puede resultar engorroso, pero te permitirá efectuar una mejor gestión de recursos que la planificación lineal.
Considera cuántos trabajadores deberían estar a cargo de cada tarea y el tiempo estimado para finalizar cada una de ellas. Toma nota, también, de las herramientas de software, los materiales físicos, incluso los útiles de oficina, que puedan requerirse durante el proceso. Puedes reunirte con el equipo si es necesario para concretar detalles.
4. Elabora un plan de contingencia para eventos críticos y emergencias
Una vez realizada la estimación de recursos puede parecer que hayas terminado con la planificación de recursos de un proyecto. Sin embargo, esto no es así. Todo proceso puede sufrir modificaciones y muchas de ellas suelen ser contingencias que amenazan la viabilidad del proyecto.
Adelántate a las vicisitudes y prepara un plan de contingencia que recoja los posibles embates que tu proyecto puede sufrir. Recoge en tu plan de proyecto estas posibles amenazas, sus soluciones y el costo que las mismas podrían tener. Si bien, en muchos casos, no será posible obtener una gran suma de recursos reservados ante posibles inconvenientes, sí suele recomendarse tener un margen a disposición para afrontar contingencias.
Prepara un presupuesto detallado que incluya el uso estimado de recursos para llevar un control del gasto financiero que cada uno supondrá. Si en tu empresa es necesario someter la planificación de recursos de un proyecto a la aprobación de la cúpula directiva, como sucede en muchas compañías, este presupuesto será de gran utilidad.
Bitrix24 ofrece, entre sus múltiples herramientas, un gestor de tareas que permite la inclusión de campos con información de recursos, además de realizar la asignación de responsables y plazos de entrega. Asimismo, puedes generar un documento personalizado para elaborar tu propio presupuesto de proyecto y someterlo, luego, a evaluación y aprobación de la directiva.
Tras la aprobación del presupuesto, tendrás en tu poder los recursos por los que has luchado y, ahora sí, ha llegado el momento de proceder a la asignación efectiva de los mismos. Esto significa determinar finalmente cómo se repartirán los recursos en cada una de las actividades a llevar a cabo. Por supuesto, esto puede variar de lo planificado previamente a la aprobación final del presupuesto.
En muchos casos, puede ser necesario hacer modificaciones, retirando recursos de una tarea secundaria para destinarla a una de mayor envergadura. En este punto, la implementación de un software de gestión de recursos y proyectos se hace totalmente patente, ya que te permitirá una consignación de tareas y recursos más transparente y, por lo tanto, más fácil de controlar.
El uso de un software de gestión de recursos y proyecto es una de las mejores maneras de contribuir a la planificación de recursos de un proyecto. El mismo no solo brinda transparencia al uso de recursos, sino que también favorece la organización. En el caso de Bitrix24, la plataforma cuenta con distintas herramientas que contribuyen a la asignación de tareas y recursos, así como a su control.
Puedes optar por emplear el gestor de proyectos para crear tareas con roles, fechas límite, recordatorios, dependencias, vinculaciones con proyectos o con el CRM, y/o escoger el diagrama de Gantt o el tablero Kanban. El primero favorece la gestión de equipos de trabajo, tareas, responsabilidades y tiempos de entrega de forma visual y fácil de comprender, sin importar la complejidad de la labor en cuestión. El segundo, por su parte, puede ser la mejor manera de que los participantes del proyecto tengan en claro sus tareas de un simple vistazo, ya que favorece la inclusión de colores diferentes para cada uno de los responsables.
El uso de calendario es vital no solo para la planificación de recursos de un proyecto, sino también para ejecutar las tareas en tiempo y forma. De esta manera, cada miembro del equipo sabrá en todo momento cuál es la asignación de recursos humanos a cada tarea. Esto evita la sobrecarga laboral de los empleados y, por ende, colabora en el desarrollo fluido de las actividades laborales.
Asimismo, es posible consignar los recursos materiales adjudicados a cada tarea en los calendarios grupales. Dicha información contribuye a minimizar el derroche y mantener el proyecto dentro del presupuesto. Ahora bien, de nada sirve calendarizar el inicio de una tarea si no se especifica su fecha de entrega y se determina su prioridad. Las actividades críticas deberían marcarse como tales, para permitir que los trabajadores inicien su ejecución cuanto antes. Esto puede realizarse fácilmente con Bitrix24, donde se pueden consignar prioridades con un simple clic.
El presupuesto es una de las áreas críticas de la planificación de un proyecto. El mismo establece los recursos financieros, materiales, temporales y humanos que han sido adjudicados. Respetarlo es una de los indicadores de éxito. Por el contrario, sobrepasarlo señala un mal uso de recursos que es, justamente, lo que se desea prevenir con la cuidadosa planificación de recursos de un proyecto.
De esto se desprende la importancia de la continua monitorización del uso de recursos. Verificar regularmente los reportes de desempeño en la plataforma empresarial te permitirá cotejar si tus empleados se ajustan a la estimación de recursos del proyecto. Esto se refiere no solamente a los recursos materiales, sino también al tiempo de ejecución y la cantidad de personas trabajando en una tarea. En caso de no ser así, el seguimiento periódico te permitirá realizar modificaciones para lograr el éxito sin exceder el presupuesto.
¿Quieres asegurarte de que todos los miembros de tu equipo conocen sus responsabilidades y los recursos con los que pueden contar? Utiliza, entonces, herramientas de comunicación bidireccional que favorecen la retroalimentación y el avance fluido del proyecto. En primer lugar, tras la consignación de recursos lleva a cabo una reunión para comunicar esta toma de decisiones a todo el equipo.
Posteriormente, realiza reuniones virtuales periódicas para detectar amenazas y problemáticas y lograr una mejor toma de decisiones.
Los cambios son habituales a medida que avanza una actividad. Si un trabajador necesita más tiempo para finalizar una tarea o más recursos materiales, podrías reubicar recursos en tiempo y forma. Asimismo, la comunicación fluida contribuye a que no se sobrepase el presupuesto porque estarás siempre al tanto de los cambios y podrás reasignar medios para respetar la estimación inicial.
Bitrix24 es mucho más que un software que contribuye a la planificación y ejecución de un proyecto, se trata de una verdadera plataforma integral que favorece el trabajo colaborativo. La misma integra una gran variedad de herramientas trascendentales para cualquier empresa, sin importar su tamaño.
Más allá de su gestor de tareas, instrumento fundamental al hablar de la planificación de un proyecto, ofrece un potente CRM que aúna todas las comunicaciones de cada potencial cliente con la empresa y los clasifica según su avance en el embudo de ventas. Pero eso no es todo: incluye también calendarios individuales y compartidos, chat, llamadas, videollamadas y videoconferencias, gestión de documentos, facturación y mucho más.
¿Aún no sabes cómo llevar a cabo la planificación de recursos de un proyecto? Entra en Bitrix24 y crea tu cuenta gratis. No te arrepentirás y verás de qué manera facilita tu día a día, la asignación de tareas y recursos y el control de los mismos. Da el salto hacia el futuro.