Contenido
Cómo trabajar con clientes de forma remota y exitosa
1. Establece una relación basada en la transparencia
2. Crea una política de trabajo remoto en conjunto con cada cliente
3. Prepara un contrato detallado para cada cliente
4. Elabora un plan de comunicación con tus clientes
5. Implementa una solución integral para la gestión de clientes
6. Determina fechas de entrega concretas y respétalas
7. Planifica regularmente reuniones informales con tus clientes
8. Invierte en dispositivos y una buena conexión a internet
9. Organiza tus prioridades y atente a ellas
10. Automatiza tareas repetitivas y ocúpate de cuestiones estratégicas
Logra trabajar de forma remota con tus clientes eficientemente
La falta de presencialidad puede dificultar la construcción de una relación a largo plazo con los clientes. Sin embargo, no es imposible lograrlo, sino levemente más complicado. ¿Te preguntas cómo trabajar con clientes de forma remota y ser exitoso? Quédate tranquilo porque estás en el lugar correcto. Te contamos cómo lograrlo.
En general, los profesionales independientes suelen trabajar con clientes de forma remota, algo que en la actualidad se ha extrapolado también a las empresas, sin importar su tamaño. Eso engloba, por un lado, una gran ventaja competitiva al poder conseguir clientes a lo largo y ancho del mundo, así como disminuir costes y obtener mayor flexibilidad. Por otro lado, implica un enorme desafío. Establecer una relación estrecha y sólida a largo plazo suele ser bastante más complejo cuando se carece de una relación cara a cara. No obstante, en los últimos años, la aparición de diferentes herramientas colaborativas ha contribuido a una mejor gestión de los clientes a distancia.
Construir la confianza a través de un ordenador ya no es una misión imposible. Solamente, necesitas un poco de paciencia, herramientas adecuadas y conocimiento para lograrlo. Si te preguntas cómo trabajar con clientes de forma remota de manera eficaz, continúa leyendo. Abordaremos una a una las mejores recomendaciones para la constitución de relaciones mutuamente beneficiosas con clientes remotos.
La primera de las claves para el éxito al trabajar de forma remota con un cliente es la transparencia. Intenta edificar una relación de confianza desde el primer contacto. Eso puede resultar complicado en muchos aspectos, sobre todo si no existe la posibilidad de gestionar una reunión en persona. Habitualmente, estos encuentros posibilitan un mutuo conocimiento que repercute en una mejor comunicación en el mediano y largo plazo. Al trabajar con clientes de forma remota, deberías ser capaz de brindarle a cada cliente su tiempo, sobre todo al incorporar uno nuevo.
Muéstrate tal como eres. No prometas resultados que no sabes si podrás cumplir. Evita sobre-utilizar la jerga profesional. Deja que conozcan aspectos de tu vida personal. Brinda la oportunidad de que descubran al ser humano detrás del profesional. Escucha a tus clientes. Permíteles que compartan contigo sus necesidades. Pregunta y repregunta en caso de ser necesario. Infórmate. Lee entre líneas. Investiga el mercado, la empresa y la competencia. De este modo, comenzarás a sentar las bases de la confianza, elemento fundamental para mantener relaciones laborales a largo plazo. Una buena opción de fomentar la transparencia de tu parte es utilizar un reloj registrador en línea para contabilizar las horas trabajadas para cada cliente.
Ten en mente que contratar un trabajador independiente de manera remota es una situación totalmente nueva para muchas empresas y empresarios. Esto significa que es posible que las expectativas de tu cliente no se correspondan con la realidad. En el caso de trabajar con clientes de forma remota basados en otro huso horario, esto se puede traducir en contactos fuera de tu horario laboral. También, podría suceder que el cliente no conozca exactamente cómo funciona un proceso creativo o de qué manera llevas a cabo tu labor.
Para evitar discusiones y sobresaltos, lo mejor es elaborar una política de trabajo remoto con cada uno de tus clientes. La misma recogerá las expectativas de tu cliente, es decir, lo que espera que tú hagas por él; y, por otro lado, algunas normas de convivencia general. Por ejemplo, podrías determinar los horarios y la manera en la que tus clientes pueden contactarte y si estás dispuesto o no a atender consultar los fines de semana. Básicamente, esta política aunará los límites del proyecto y, también, la manera de proceder con el mismo.
Otra de las claves para trabajar de forma remota con un cliente es poner todo por escrito. Si bien buscas fomentar una relación de confianza, lo cierto es que ni tú conoces a la empresa para la que trabajas ni ellos te conocen a ti. Por lo tanto, la mejor manera de proceder es redactando un contrato detallado sobre tus funciones y tus responsabilidades, así como aquellas de la compañía.
¿Se trata de un trabajo por tiempo indefinido, por tiempo determinado o por un proyecto? ¿Tendrás una factura fija o cobrarás por hora facturada? ¿Obtendrás un bono por alcanzar los objetivos? ¿Cuáles son estos objetivos y cuál la fecha de entrega? ¿De qué manera se procederá si la meta no se alcanza? El contrato debe proteger tu trabajo y también a la empresa contratante. No existe mejor manera de cimentar la confianza que poniendo todo por escrito. Hoy en día, además, es posible recurrir a la firma digital para otorgarle validez a este documento. Luego, almacénalo en un CRM con Drive como el de Bitrix24.
Al trabajar con clientes de forma remota, no tienes la posibilidad de acercarte a una oficina para realizar una pequeña consulta. Por este motivo, desde el primer momento deberías establecer un claro plan de comunicación. ¿Cómo obtendrás respuestas a tus dudas o aprobaciones de presupuesto? Crea junto con cada cliente un proceso para toda interacción. ¿Puedes utilizar el chat para las comunicaciones informales o llamar a un contacto de la empresa por teléfono? ¿De qué forma debes comunicarte para consultas formales?
Asimismo, considera que la comunicación con tus clientes será, probablemente, limitada. Considera programar actualizaciones semanales para informar sobre el avance del proyecto. A este fin, podrías utilizar una herramienta de videollamadas en HD como Bitrix24. Dichos encuentros podrían ser breves, de solo 15 minutos, solo para corroborar que tanto tú como tu cliente estáis en la misma página. Otra opción práctica en caso de grandes diferencias horarias es realizar un informe semanal por correo electrónico. Por supuesto, también será necesario pautar reuniones online de mayor duración para revisar estrategias, discutir hojas de ruta y demás cuestiones vitales para el éxito de tu labor. Al comenzar a trabajar con clientes de forma remota, asegúrate de conocer las preferencias de comunicación de cada uno y obtener un consenso para vuestra relación laboral.
Entre las claves para el éxito al trabajar de forma remota con un cliente, cabe mencionar la implementación de un software para la gestión de clientes. A nivel personal, esta clase de plataformas te permitirá programar reuniones y organizar tu rutina de la manera más eficiente posible. Podrás centralizar toda la información sobre tus diferentes clientes en un único lugar. De hecho, el potente CRM de Bitrix24 facilitará la gestión de todos los datos e interacciones con tus clientes..
Si nos enfocamos en la óptica de tus clientes, el uso de una aplicación colaborativa también resulta beneficioso. En algunas ocasiones, los clientes pueden sentirse frustrados al contratar a un trabajador remoto, ya que no pueden visualizar el progreso de las tareas. Esto es fácilmente solucionable con una app como Bitrix24. Crea proyectos para cada cliente y bríndales acceso para que puedan ver en qué estás trabajando actualmente. Asimismo, la plataforma facilita la inclusión de comentarios para que la retroalimentación sea más sencilla. Pero eso no es todo. Ofrece múltiples herramientas de comunicación, gestor documental y monitorización del tiempo de trabajo, y muchas otras funcionalidades que facilitarán tu día a día.
La organización es una de las características más valoradas por los trabajadores a distancia. Si sientes que tienes problemas a la hora de planificar y gestionar tu tiempo, quizá sea el momento de apostar por una herramienta que te ayude. Principalmente, cuando tienes diferentes clientes, es vital llevar un detallado seguimiento de fechas de entrega.
Establece los plazos para finalizar tareas y mantén los proyectos encaminados. Discute con tus clientes cuáles son sus responsabilidades y las tuyas, en qué momentos deberás presentar los resultados y de qué manera. Podrías, incluso, utilizar un gestor de tareas para asentar acciones principales y secundarias, y dependencias. De este modo, podrías solicitar información a tus clientes a través de dicha aplicación. En caso de demorarse la respuesta o la revisión del cliente, la fecha límite se movería de manera automática en relación con las reglas y los triggers previamente estipulados. Más allá de eso, si realmente deseas ser exitoso en tu relación remota con tus clientes, deberías esforzarte para cumplir con las fechas de entrega, siempre que sea posible.
El ser humano es social por naturaleza. Por este motivo, se suele confiar más en la recomendación de un conocido que en la publicidad. Lo mismo sucede con los clientes: la confianza se forja cuando se siente que se sabe quién es la otra persona realmente. Por eso, los almuerzos o las cenas de trabajo son acciones habituales en el ámbito laboral. Ahora bien, ¿cómo trabajar con clientes de forma remota y forjar relaciones más allá de una pantalla?
Deberías proponer reuniones informales con tus clientes. Invítales a un café virtual o a una actividad formativa a tu cargo. También, podrías llevar a cabo sesiones de team building junto a tus clientes. Seguramente, las sesiones de juegos en línea fomentarán la confianza y el sentimiento de equipo, aun cuando tú seas un trabajador externo. Si estas propuestas no son tenidas en cuenta, intenta conversar con tu cliente al iniciar las reuniones informativas. Escúchale, pregúntale por su día, interésate por lo que te cuenta y, a la vez, deja que se interese por tu vida fuera del horario laboral.
Al trabajar con clientes de forma remota, deberías ser capaz de hacerlo desde el lugar en el que te encuentres. Si tu sede laboral es tu hogar, invierte en acondicionar un espacio como tu oficina. Prepara el sitio para que sea funcional para ti. Idealmente, debería encontrarse en un sector tranquilo de tu casa, con luz natural y todos los dispositivos necesarios para llevar a cabo tu labor. Compra un escritorio y una silla ergonómica. Organiza el escritorio para tener a mano todos los implementos que usas habitualmente, como bolígrafos o cuadernillos. ¿Prefieres alquilar un espacio de trabajo compartido? Verifica que el mismo se adapta a tus necesidades y te brinda la comodidad que estás buscando.
Del mismo modo, observa cómo funciona tu móvil. Si piensas utilizarlo para tu función laboral, quizá sea conveniente optar por un dispositivo de calidad con buena conexión a internet y gran almacenamiento. Asimismo, es interesante contar con un gestor documental en la nube para que puedas acceder a los archivos estés donde estés. ¿Y la conexión a internet? Olvídate de las subidas y descargas lentas. Invierte en un buen servidor que internet que te asegure velocidad y seguridad de conexión, sin cortes. Finalmente, en algunos casos puede ser vital invertir en una VPN que te permita proteger tu IP tanto cuando trabajes desde tu hogar como cuando lo hagas desde un punto de coworking o una cafetería.
Ya tienes un gestor de tareas y has planificado tus fechas de entrega. Ahora bien, ha llegado el momento de determinar tus prioridades. En el día a día, te encontrarás con un sinfín de tareas que debes llevar a cabo para cada uno de tus clientes de manera regular. Además, aparecerán requerimientos puntuales de los clientes que pueden descalabrar tu organización. Para evitar que esto suceda, elabora un ránking de prioridades al que puedas recurrir.
Este concepto te será de gran utilidad. Marca aquellas tareas importantes y, también, las que son urgentes. Escoge cuáles deben finalizarse en las próximas horas y cuáles deberían estar terminadas al final del día. Deja para más tarde (o para mañana) aquellas que no revistan urgencia alguna. Ponte manos a la obra y minimiza el tiempo perdido cerrando tu plataforma de email. Evita procrastinar y la multitarea.
¿Tu día a día consiste en múltiples tareas para diferentes clientes? Verifica si algunas de ellas podrían ser automatizadas. Por ejemplo, si envías saludos de cumpleaños o por las fiestas a tus clientes, ¿por qué no ingresar los datos en una plataforma de emailing? Luego, configura reglas y olvídate de esta tarea.
Trabajar con clientes de forma remota implica grandes desafíos; entre ellos, generar estrategias diversas para cada uno de ellos. Esto de por sí consume gran parte de tu tiempo. Por eso, deberías liberarte de tareas reiterativas. Podrías configurar respuestas automáticas en las redes sociales de tu empresa. Instalar un bot en tu sitio web. Las posibilidades son múltiples. Todo depende de cuáles sean tus compromisos diarios y cuánto tiempo necesites liberar para cuestiones de mayor importancia.
Al igual que en toda interacción humana, la confianza y la comunicación resultan esenciales para trabajar con clientes de forma remota y exitosa. No dejes que la virtualidad le quite personalización a tu servicio. Intenta buscar la manera de forjar relaciones cercanas con los clientes aun a través de la pantalla. Las reuniones online, los chats y los intercambios de opinión por correo electrónico son algunas buenas maneras de lograrlo.
No olvides poner todo acuerdo con tus clientes por escrito, para minimizar el riesgo de malentendidos. Invita a tus clientes a tu plataforma de trabajo compartido y permite que visualicen tu progreso. Reúne los datos de cada cliente en un único lugar. Invierte en tecnología, tanto en dispositivos como en software. Verás como siguiendo estas claves para el éxito al trabajar de forma remota con un cliente lograrás profesionalizar aún más tu negocio.